Como criar um banco de dados do Excel

Às vezes, precisamos acompanhar as informações e um bom lugar para isso é em um arquivo de banco de dados do Excel. Seja uma lista pessoal de números de telefone, uma lista de contatos para membros de uma organização ou equipe ou uma coleção de moedas, cartões ou livros, um arquivo de banco de dados do Excel facilita a entrada, o armazenamento e a localização de informações específicas.

O Microsoft Excel possui ferramentas internas para ajudá-lo a controlar os dados e a encontrar informações específicas quando você desejar. Além disso, com centenas de colunas e milhares de linhas, uma planilha do Excel pode conter uma enorme quantidade de dados.

Inserindo os dados

O formato básico para armazenar dados em um banco de dados do Excel é uma tabela.

Depois que uma tabela é criada, as ferramentas de dados do Excel podem ser usadas para pesquisar, classificar e filtrar registros no banco de dados para localizar informações específicas.

Para acompanhar este tutorial, insira os dados conforme mostrado na imagem acima.

Insira os IDs dos alunos rapidamente:

1. Digite os dois primeiros ID's - ST348-245 e ST348-246 nas células A5 e A6, respectivamente.
2. Realce os dois IDs para selecioná-los.
3. Clique no alça de preenchimento e arraste-o para baixo para celular A13.
4. O resto do Student ID deve ser inserido nas células A6 a A13 corretamente.

Inserindo Dados Corretamente

Ao inserir os dados, é importante garantir que eles sejam inseridos corretamente. Além da linha 2 entre o título da planilha e os títulos das colunas, não deixe outras linhas em branco ao inserir seus dados. Além disso, certifique-se de não deixar nenhuma célula vazia.

Erros de dados, causados ​​pela entrada incorreta de dados, são a origem de muitos problemas relacionados ao gerenciamento de dados. Se os dados forem inseridos corretamente no início, é mais provável que o programa retorne os resultados desejados.

Linhas são Registros

Cada linha de dados individual, em um banco de dados, é conhecida como um registro. Ao inserir registros, lembre-se destas diretrizes:

• Não deixe linhas em branco na tabela que está sendo criada. Isso inclui NÃO deixando uma linha em branco entre os cabeçalhos da coluna e a primeira linha de dados.
• Um registro pode conter dados sobre apenas um item específico.
• Um registro também deve conter TODOS os dados no banco de dados sobre esse item. Não pode haver informações sobre um item em mais de uma linha.

Colunas são campos

Enquanto as linhas em um banco de dados do Excel são referidas como registros, as colunas são conhecidas como Campos. Cada coluna precisa de um título para identificar os dados que ela contém. Esses títulos são chamados de nomes de campos.

• Nomes de campos são usados ​​para garantir que os dados de cada registro sejam inseridos na mesma sequência.
• Certifique-se de que todos os dados em uma coluna sejam inseridos usando o mesmo formato. Se você começar a digitar números como dígitos (como 10 ou 20), mantenha-o. Não mude para o meio e comece a digitar números como palavras (como dez ou vinte). Ser consistente.
• Não deixe colunas em branco na tabela.

Criando a tabela

Uma vez que os dados foram inseridos, eles podem ser convertidos em mesa. Para fazer isso:

1. Realce as células A3 a E13 na planilha.
2. Clique no Casa aba.
3. Clique no Formatar como Tabela opção na faixa de opções para abrir o menu suspenso.
4. Escolha o azul Estilo de Mesa Medium 9 opção para abrir o Formatar como Tabela caixa de diálogo.
5. Enquanto a caixa de diálogo estiver aberta, as células A3 a E13 na planilha devem estar cercadas pelas formigas marchando.
6. Se as formigas marchando cercam o intervalo correto de células, clique em Está bem no Formatar como Tabela caixa de diálogo.
7. Se as formigas marchando não envolverem o intervalo correto de células, realce o intervalo correto na planilha e clique em Está bem no Formatar como Tabela caixa de diálogo.
8. A tabela deve ter as setas suspensas adicionadas ao lado de cada nome de campo e as linhas da tabela devem ser formatadas em luz alternada e azul escuro.

Usando as ferramentas de banco de dados

Depois de criar o banco de dados, você poderá usar as ferramentas localizadas nas setas suspensas ao lado de cada nome de campo para classificar ou filtrar seus dados.

Classificando dados

1. Clique na seta suspensa ao lado da Campo Sobrenome nome.
2. Clique no Ordenar uma opção de Z para classificar o banco de dados em ordem alfabética.
3. Uma vez classificado, Graham J. deve ser o primeiro registro na tabela e Wilson R deve ser o último.

Filtrando Dados

1. Clique na seta suspensa ao lado da Campo do programa nome.
2. Clique na caixa de seleção ao lado da Selecionar tudo opção para desmarcar todas as caixas de seleção.
3. Clique na caixa de seleção ao lado da O negócio opção para adicionar uma marca de verificação à caixa.
4. Clique Está bem.
5. Apenas dois alunos - G. Thompson e F. Smith deve ser visível, pois são os únicos dois inscritos no programa de negócios.
6. Para mostrar todos os registros, clique na seta suspensa ao lado da Programa nome do campo.
7. Clique no Limpar filtro de "Programa" opção.

Expandindo o banco de dados

Para adicionar registros adicionais ao seu banco de dados:

• Coloque o ponteiro do mouse sobre o pequeno ponto no canto inferior direito da tabela.
• O ponteiro do mouse se transformará em uma seta de duas pontas.
• Quando isso acontece, Clique e segure o botão direito do mouse e arraste o ponteiro para baixo para adicionar uma linha em branco à parte inferior do banco de dados.
• Adicione os seguintes dados a esta nova linha:Célula - DadosA14 - ST348-255B14 - ChristopherC14 - A.D14 - 22E14 - Ciência

Concluindo a formatação do banco de dados

1. Realçar células A1 a E1 na planilha.
2. Clique no Casa aba.
3. Clique no Mesclar e Centralizar opção da fita para centralizar o título.
4. Clique no Cor de preenchimento (parece uma lata de tinta) na faixa de opções para abrir a lista suspensa da cor de preenchimento.
5. Escolher Azul, sotaque 1 da lista para alterar a cor do plano de fundo nas células A1 - E1 para azul escuro.
6. Clique no Cor da fonte ícone no Formatação barra de ferramentas (é uma letra grande "A") para abrir a lista suspensa da cor da fonte.
7. Escolher Branco da lista para alterar a cor do texto nas células A1 - E1 para branco.
8. Realçar células A2 - E2 na planilha.
9. Clique no Cor de preenchimento na faixa de opções para abrir a lista suspensa de cor de preenchimento.
10. Escolher Azul, sotaque 1, mais leve 80 da lista para alterar a cor do plano de fundo nas células A2 - E2 para azul claro.
11. Realçar células A4 - E14 na planilha.
12. Clique na lista suspensa na faixa de opções para centralizar o alinhamento nas células A14 a E14.
13. Neste ponto, se você tiver seguido todas as etapas deste tutorial corretamente, sua planilha deverá se assemelhar à planilha exibida na Etapa 1 deste tutorial.

Funções de banco de dados

Sintaxe: Dfunção (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Onde d função é um dos seguintes:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUTO
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Tipo: Base de dados

As funções do banco de dados são particularmente úteis quando o Planilhas Google é usado para manter dados estruturados, como um banco de dados. Cada função de banco de dados, Disfunção , calcula a função correspondente em um subconjunto de um intervalo de células considerado como uma tabela de banco de dados. Funções de banco de dados levam três argumentos:

• Database_arr é um intervalo, matriz incorporada ou matriz gerada por uma expressão de matriz que é estruturada de forma que cada linha após a Linha 1 seja um registro do banco de dados e cada coluna seja um campo do banco de dados. A linha 1 contém os rótulos para cada campo.
• Field_str | num indica qual coluna (campo) contém os valores a serem calculados. Isso pode ser expresso como o nome do campo (string de texto) ou o número da coluna, onde a coluna mais à esquerda seria representada como 1.
• Criteria_arr é um intervalo, matriz ou matriz incorporada gerada por uma expressão de matriz que é estruturada de forma que a primeira linha contenha o (s) nome (s) do (s) campo (s) ao (s) critério (s) condicional (ais).

A primeira linha no critério especifica nomes de campo. Todas as outras linhas em Critérios representam um filtro, que é um conjunto de restrições nos campos correspondentes. As restrições são descritas usando a notação Consulta por Exemplo e podem incluir um valor para correspondência ou um operador de comparação seguido por um valor de comparação. Exemplos de restrições são: "Chocolate", "42", "> = 42", "<> 42". Uma célula vazia significa que não há restrição no campo correspondente.

Um filtro corresponde a uma linha do banco de dados se todas as restrições de filtro (as restrições na linha do filtro) forem atendidas. Uma linha de banco de dados (registro) satisfaz Critérios se e somente se pelo menos um filtro corresponder a ele. Um nome de campo pode aparecer mais de uma vez na faixa Critérios para permitir várias restrições que se aplicam simultaneamente (por exemplo, temperatura> = 65 e temperatura <= 82).

DGET é a única função de banco de dados que não agrega valores. DGET retorna o valor do campo especificado no segundo argumento (similarmente a um VLOOKUP) somente quando exatamente um registro corresponde a Critérios; caso contrário, ele retornará um erro indicando que não há correspondências ou várias correspondências