Como usar o SharePoint

Examinamos o que é o SharePoint, agora vamos dar uma olhada em alguns usos comuns. O SharePoint é uma plataforma para colaboração com outros membros de uma equipe. Geralmente são equipes corporativas, mas não precisam ser. Alguns aplicativos não relacionados a negócios do SharePoint incluem:

• As equipes esportivas podem usar o calendário para postar uma programação de jogos e uma biblioteca de documentos para armazenar vídeos de jogos.
• Os clubes do livro poderiam postar links para o livro da próxima semana, enquanto os grupos de redação poderiam receber comentários e críticas.
• Grupos voluntários que planejam um projeto de restauração podem criar um plano com tarefas e uma linha do tempo.
• Um bairro que administra uma venda de pátio pode publicar anúncios sobre novos participantes ou listar itens e preços em um arquivo do Excel compartilhado em uma Biblioteca de documentos.

É claro que tudo isso é possível com outros aplicativos e serviços, mas o SharePoint os reúne em um único lugar, com uma interface da Web utilizável em Windows, macOS e Linux; Aplicativos para Android e iOS também estão disponíveis. Além disso, os aplicativos do Microsoft Office podem capturar arquivos diretamente do SharePoint, tornando o download e o upload rápidos.

Nas seções a seguir, criaremos um novo espaço do SharePoint e, em seguida, percorreremos as etapas para algumas funções comuns: compartilhamento de arquivos, criação de páginas da Web simples e adição de widgets funcionais a essas páginas.

Como criar um site do SharePoint

Você precisará de algumas coisas antes de realmente criar seu site:

• Em primeiro lugar, você precisará acessar uma conta do Office 365, mas não apenas qualquer conta. Ele precisará ser uma conta comercial, pois o SharePoint não está incluído nas contas do consumidor.
• Você também precisa ser um administrador para criar um site por conta própria. Se você não é, você sempre pode pedir ao seu administrador de vizinhança amigável para criar um para você.

Criar um site do SharePoint é uma simples questão de fazer o seguinte:

1. Faça o login no Office 365 como administrador e selecione SharePoint no menu de aplicativos no canto superior esquerdo.

   

2. No menu da página, selecione o + Criar site botão.

3. Selecione Site da equipe na caixa de diálogo a seguir. (Sites de Comunicação são principalmente apenas para publicar anúncios e outros conteúdos.)

4. Escolha um design inicial para o seu site. Isso irá preenchê-lo com algum conteúdo inicial - não se preocupe, você sempre pode ajustá-los mais tarde.

5. Forneça os detalhes do seu site, incluindo seu nome e descrição.

6. Selecione Terminar para completar sua configuração. O SharePoint estará trabalhando em segundo plano para criar o Site, mas você verá seu progresso por toda parte.

   

Agora que você tem um espaço configurado, você terá algumas funcionalidades prontas para uso imediatamente (mostradas acima), incluindo:

• Conversas: Quadros de mensagens privadas para o seu grupo.
• Documentos: Você pode compartilhar arquivos aqui. Eles se beneficiarão dos recursos de controle de versão e check-in / check-out descritos durante a introdução do SharePoint.
• Um OneNote Caderno: Todos os seus colegas de equipe podem colaborar com este Notebook do OneNote criando e adicionando às páginas.
• Páginas do site: Permite que você crie páginas da Web personalizadas para sua equipe.

O compartilhamento de arquivos usando uma biblioteca de documentos ainda é um uso muito comum para sites do SharePoint. Vamos ver como fazer isso.

Como usar bibliotecas de documentos do SharePoint

As bibliotecas de documentos contêm pastas e arquivos e operam conforme o esperado. Para usar a biblioteca de documentos:

1. Selecione os Documentos link na navegação à esquerda.

2. Selecione os + Novo botão para adicionar novos itens, como pastas ou arquivos do Microsoft Office. Como alternativa, você pode arrastar e soltar outros arquivos na pasta atual da Biblioteca; eles não precisam ser arquivos do Office.

   

3. Selecione um arquivo do Office para abri-lo no aplicativo da Web apropriado. A seleção de um arquivo que não seja do Office fará uma de três coisas:

   • Abra-o para visualização se for um formato amigável à Web, como uma imagem ou PDF;
   • Abra em um aplicativo relevante se você estiver usando o Windows (que sabe como falar com o SharePoint);
   • Faça o download para a sua máquina, onde você pode abri-lo com o programa relevante.

4. Embora os aplicativos da web modernos permitam editar um arquivo com um colega simultaneamente, você ainda pode "fazer check-out" de um arquivo. Escolha o (s) arquivo (s) selecionando na coluna de marca de seleção mais à esquerda e, em seguida, selecione o menu de estouro à direita. o Confira opção impede que alguém salve uma nova versão do arquivo enquanto você está trabalhando nele; outros usuários ainda podem baixar uma cópia e trabalhar nela, mas não podem criar uma nova versão até que você a salve e "faça o check-in" novamente.

   

Como criar páginas do site do SharePoint

Páginas do site do SharePoint permitem que você crie páginas da web com texto e informações gráficas. A principal diferença é que apenas os membros do seu site poderão vê-los quando estiverem conectados, tornando-se uma pequena intranet privada. Para criar novas páginas no seu site do SharePoint:

1. Selecione Páginas da navegação à esquerda.

2. Na barra de menu superior, selecione + Novoe selecione entre os tipos de página:

   • Páginas Wiki são auto-explicativos.
   • Páginas do site são páginas em branco que você pode criar a partir de apenas um título.
   • Páginas de peças Web forneça alguns layouts predefinidos criados para permitir que você use todos os tipos de gadgets, no estilo do painel.

   

3. Uma vez criada, a página será aberta para você começar a editar. Você pode começar dando um nome. O conteúdo adicional vem na forma de Web Parts, que abordaremos abaixo.

   

4. Selecione Publicar para disponibilizar suas alterações aos colegas.

5. Suas páginas estão disponíveis dentro do Páginas lista na navegação à esquerda.

6. Você pode visualizar as páginas existentes e, em seguida, selecionar Editar botão no menu.

   

Como adicionar Web Parts às páginas do SharePoint

Um dos grandes recursos do SharePoint são as Web Parts que você pode incorporar em suas páginas. Mesmo quando você deseja adicionar texto e gráficos simples, na verdade, é necessário adicionar uma Web Part primeiro para mantê-la; esses widgets podem incluir itens como feeds de notícias, um diretório de membros da equipe ou listas de atividades recentes no site. Se você criou uma página nas etapas acima, adicione uma Web Part a ela fazendo o seguinte:

1. Selecione uma página e coloque-a Editar modo como descrito acima.

2. Você pode adicionar Web Parts a uma página em locais onde o Mais (+) sinal aparece. Selecione este botão quando ele aparecer e um menu pop-up mostrará uma lista de Web Parts disponíveis. Você pode navegar pela lista inteira ou pesquisar por palavra-chave.

   

3. Depois de selecionar uma Web Part, ela será inserida na página para você.

4. Neste ponto, você precisará configurar a Web Part. Para algo como a Galeria de Imagens, mostrada abaixo, selecione Adicionar imagens botão para selecionar as imagens que deseja mostrar.

   

5. Selecione Publicar para disponibilizar suas alterações aos colegas.

Embora a home page seja criada automaticamente para você, ela ainda é uma página como qualquer outra, e você pode preenchê-la com Web Parts para o conteúdo do seu coração.

Instalando e usando o aplicativo Tarefas

As coisas começam a ficar realmente interessantes quando você adiciona Apps para o seu site. Estes vão além da funcionalidade de Web Parts e incluem coisas como blogs ou uma lista personalizada, que é como um pequeno banco de dados. Vamos dar uma olhada no aplicativo Tarefas, que permite configurar tarefas para os membros de sua equipe, atribuí-las e acompanhar sua conclusão. Para adicionar tarefas ao seu site do SharePoint:

1. Na home page do site, selecione o + Novo botão e selecione Aplicativo.

2. Isso exibirá uma página com uma seleção de aplicativos disponíveis. Selecione o que você quer.

   

3. Agora aparecerá no Conteúdo do site tela, que você pode ver selecionando-a na navegação à esquerda. Talvez seja necessário fazer uma configuração como algumas das Web Parts, mas, com as Tarefas, está tudo pronto para você começar a delegar.

   

O SharePoint tem muito mais recursos do que os listados aqui. Mas usando apenas estes você pode criar sites muito funcionais e colaborativos para amigos e colegas.