Com tantas empresas agora optando por realizar reuniões cruciais on-line, ser um participante de reuniões on-line ativo e valioso tornou-se uma importante habilidade no local de trabalho. As reuniões on-line criam uma grande oportunidade para a troca de ideias entre funcionários dispersos que podem não interagir pessoalmente, estabelecendo-os como membros valiosos da equipe e criando camaradagem entre os funcionários. As dicas abaixo ajudarão você a saber mais sobre como participar de uma reunião on-line:
Ser pontual
Se algo estiver impedindo você de participar de uma reunião on-line a tempo, informe o organizador. Tenha em mente que o software de reunião on-line permite que os participantes saibam quem está efetuando login e quando. Isso significa que você não poderá ingressar na reunião com meia hora de atraso sem ser notado. Chegar atrasado a uma reunião on-line é tão desrespeitoso quanto entrar na diretoria tarde.
Faça uma pausa antes
As reuniões on-line geralmente não duram horas, então não há descanso natural para você se desculpar. Além disso, as reuniões realizadas na Internet tendem a ser aceleradas, e as pessoas podem até relutar ou se incomodar em ter que parar e esperar até que você volte para que elas continuem a discussão. Então pegue um copo de água ou vá ao banheiro antes da reunião. Além disso, não fuja da reunião sem deixar ninguém saber; você nunca sabe quando alguém pode lhe fazer uma pergunta. Se você tiver uma emergência, informe ao organizador da reunião que você deve sair por alguns minutos e avisá-lo quando voltar. A melhor maneira de fazer isso é através do recurso de bate-papo do seu software de reunião on-line, para que você não atrapalhe o apresentador.
Mantenha um comportamento profissional
Embora você possa estar participando de sua reunião on-line no conforto de sua mesa ou mesmo de sua casa, seu tom não deve ser menos formal do que se você estivesse em uma sala de reuniões, cercado por seus colegas e superiores. Isso significa que você deve manter quaisquer comentários sobre seus gatos ou crianças, mesmo que estejam na sala ao lado. Isso mostra que você é um profissional de confiança, capaz de manter sua vida pessoal e profissional separada, mesmo que eles compartilhem o mesmo teto.
Não planeje apenas ouvir
Só porque a reunião é on-line, não é desculpa para você trabalhar em outra coisa enquanto estiver apenas ouvindo. Se você foi convidado para a reunião, é porque o apresentador valoriza sua opinião. Mesmo que não haja muita chance de participação, você ainda deve estar fazendo anotações ativamente. A reunião on-line em que você trabalhou em outra coisa pode ter algo que será importante para você. Se você precisar terminar qualquer trabalho no mesmo dia da reunião, declare que não está disponível para participar da reunião naquele dia ou organize-se bem o suficiente para não precisar trabalhar nisso.
Torne um ponto para participar
Seja fazendo uma pergunta durante a sessão de perguntas e respostas, compartilhando as realizações de sua equipe ou qualquer outra história ou ideia apropriada, planeje ter uma palavra a dizer na reunião. Qualquer bom anfitrião pedirá informações durante a reunião e não gastará o tempo todo apenas conversando com a equipe. Tome isso como uma oportunidade para mostrar que você não está apenas presente, mas também prestando atenção. Diga seu nome antes de falar, para que os participantes saibam quem está se dirigindo a eles. Tenha em mente que você deve falar com confiança e clareza, como faria durante uma reunião cara a cara. Se a sua empresa não estiver em linguagem informal, evite usá-la, mesmo que uma configuração on-line possa parecer mais informal do que uma configuração on-line.
Prática antes da reunião
Se você tiver sido solicitado a compartilhar um slide ou fazer uma apresentação durante a reunião, certifique-se de que ele não apenas atenda aos padrões exigidos pelo organizador, mas também tenha praticado a entrega de seus materiais. Se esta for a sua primeira reunião on-line usando um determinado software, pergunte ao organizador da reunião se eles podem fazer uma corrida seca com você, para garantir que você esteja confortável usando o software. Se você já está familiarizado com o software, basta praticar a apresentação. Saiba o que você vai dizer e evite ler uma sugestão durante a sua apresentação. Ler certos fatos e números é bom, mas você não quer soar como aqueles operadores de telemarketing que ligam para você. Certifique-se de que sua apresentação flua e seja entregue sem problemas.
Não fale fora da curva
Se é a vez de alguém apresentar, deixe-os terminar sem interrupções. Espere até que estejam prontos e, em seguida, comente ou faça perguntas. A menos que o apresentador tenha especificado que está tudo bem para os participantes interromperem a apresentação, abstenha-se de falar quando for a vez de outra pessoa. Caso contrário, não só a reunião será atrasada, como também poderá sair do tópico. Lembre-se de que aqueles que participam de reuniões on-line não têm a oportunidade de dar indicações visuais de que gostariam de falar, deixando que o apresentador cuidadosamente coloque um ponto antes de fazer o comentário ou a pergunta. Assim, qualquer interrupção será vocal, interrompendo o fluxo natural da reunião.
Seguindo as dicas acima, você pode garantir que você não seja considerado apenas como profissional, mas que saiba como se comportar em uma reunião on-line. Embora a Internet seja vista por muitos como um meio razoavelmente informal, quando usada no local de trabalho, ainda requer as mesmas cortesias que você teria ao lidar com os colegas cara a cara.
