15 Regras de bate-papo on-line com seus colegas de trabalho - a musa

Ah, folga! A ferramenta cada vez mais popular (junto com o HipChat e o Google Chat) afirma aumentar a colaboração e reduzir o email dentro dos escritórios. Embora isso possa ser verdade, também pode ser um modo de comunicação inadequado e distraído, e estou ouvindo e lendo cada vez mais resmungos sobre como as equipes não estão sendo tão eficazes quanto deveriam ser.

Acredito que a maioria dessas questões se deve ao fato de que um novo conjunto de normas sociais ainda não foi determinado e internalizado para tirar o máximo proveito dessas novas e impressionantes ferramentas de comunicação. Então, no espírito do meu email, telefone e regras de reunião, aqui estão 15 regras de comunicação digital para viver:

Conversar com uma pergunta é fácil - na verdade, é muito fácil. Portanto, antes de fazer isso, certifique-se de não estar apenas sendo preguiçoso e evitando encontrar a resposta por si mesmo. Da próxima vez que você quiser perguntar ao seu colega uma “pergunta super rápida”, pergunte a si mesmo estas duas perguntas: Posso usar o Google? Posso encontrar isso em nossa unidade interna ou documentos?
Se alguém estiver off-line ou usando o status "Não perturbe", considere-a como uma porta fechada do escritório. Apenas mencione seus colegas se for o tipo de problema que você invadiria no escritório deles, porque é efetivamente o que você está fazendo. Com isso dito, quando você não quiser ser incomodado, deixe isso claro o máximo possível, assinando ou habilitando o DND.
Não precisa de uma resposta hoje? Então você deve sempre enviar um email em vez de um chat. Um bate-papo significa "eu preciso disso agora". Precisa da resposta hoje, mas também precisa dela para cobrir um monte de terreno? Se a resposta demorar mais de cinco minutos para descobrir, você deve sempre optar por e-mail. Isso está dando ao seu colega a cortesia de decidir quando interromper o trabalho dele para lidar com o problema.
Saiba que quando você diz “Tem um minuto?” (Ou qualquer variação disso), você está realmente dizendo “Eu vou tomar seu tempo agora”. Porque a resposta que você quase sempre recebe é geralmente “Sim”., e aí? ”e a realidade é que a pessoa provavelmente estava no meio de outra coisa. Em vez disso, tente: “Quando você tiver um minuto, eu adoraria ressaltar algo de você. Sem pressa!
Semelhante ao email e aos textos, o tom pode ser difícil de avaliar por meio do bate-papo. Então, sempre dê às pessoas o benefício da dúvida e assumam boas intenções. Acha que eles estão sendo frívolos ou sarcásticos? Releia a mensagem para si mesmo com um tom agradável e um sorriso como um teste de coragem. Por outro lado, se estiver preocupado com a possibilidade de sua mensagem ser mal interpretada, envie um GIF ou um emoji para deixar suas intenções claras.
Assim como responder a todos para toda a empresa é o pior , enviar um chat que só é relevante para um punhado de pessoas para 50 colegas de trabalho é desagradável. Então, quando você está debatendo em quem entrar, faça um pequeno loop no começo.
Se for um anúncio ao qual você deseja que sua equipe possa se referir, use o e-mail. A exceção aqui é se a sua empresa usa bate-papos fixos regularmente e todos sabem como usar esse recurso e onde procurar informações importantes.
Use ferramentas e plugins para tornar o bate-papo mais inteligente. Perguntar "Está todo mundo livre para um almoço de equipe na quinta-feira?" Abre uma comporta de respostas e de trás e para frente. Um simples plugin de pesquisa, como Simple Poll, cuida bem disso e reduz todo esse ruído a uma única mensagem:

Sempre tenha conversas matizadas ou difíceis pessoalmente. Ou, se isso não for possível, faça-o por telefone ou bate-papo por vídeo - isso inclui dar feedback construtivo, negociar e revisar projetos.
Aprenda a ler nas entrelinhas de uma conversa. Porque conversar tão casualmente facilita sair do assunto, isso acontece muito. (E tudo bem! As pausas são boas!) Mas se você perceber que está dominando a conversa ou fornecendo 75% das reações do GIF, isso provavelmente significa que essa não é a melhor hora para a outra pessoa.
Nunca assuma que alguém viu sua mensagem importante em um bate-papo em grupo. Se é algo que você quer que alguém (ou todo mundo) veja, envie um e-mail.
Se você conversar com um grupo e depois se transformar em uma convenção individual que o canal inteiro não precisa estar a par (ou não deveria estar), realoque a discussão. Mesmo que não seja confidencial, muitas vezes é melhor ter essas conversas longe do grupo.
A menos que o escritório esteja atualmente em chamas, tente tirar um minuto para dizer "Oi, como vai você?" Para alguém antes de iniciar uma conversa. Isso fará o que você disser ser mais suave.
Se uma conversa não exigir diretamente sua opinião, não se sinta pressionado a falar se estiver ocupado. E, na mesma nota, se você estiver ocupado, não se distraia seguindo todas as conversas.
Finalmente, este último não é realmente uma regra, apenas um lembrete. Mesmo que seu chefe não participe de conversas aleatórias e grosseiras, ele ainda pode estar assistindo. E se você estiver com dificuldades para concluir as tarefas a tempo, ele não ficará feliz em ver o quanto você é ativo. Então, divirta-se, seja grato por você trabalhar para uma empresa que reconhece um bom GIF, mas também faça o seu trabalho.