Em uma época em que os orçamentos de eventos estão sendo cortados e o acesso à Internet de banda larga está aumentando, os webinars estão se tornando cada vez mais populares. Webinars são seminários baseados na web, que geralmente incluem mais de 30 participantes e são usados para conduzir apresentações, workshops, palestras e reuniões de grande escala. Como os webinars são realizados on-line, eles permitem que as empresas economizem dinheiro em viagens, catering e locais, todos os quais são custos comumente associados a seminários presenciais. No entanto, devido à grande presença deles, os webinars precisam de um planejamento cuidadoso para serem bem-sucedidos. É por isso que aqueles que planejam hospedar um seminário on-line precisam dedicar seu tempo para garantir que eles passem por todas as etapas necessárias para garantir o sucesso do seminário on-line.
Para ajudar você a organizar seu seminário on-line, destacamos as etapas mais importantes que você precisa seguir abaixo.
Escolha uma data com antecedência
A primeira coisa que você deve fazer ao planejar um webinar ou uma série de webinars é consultar um calendário de feriados e eventos com bastante antecedência. Lembre-se de que você convidará várias pessoas com agendas lotadas, por isso, informe-as o suficiente para dar tempo ao seu webinar. Por exemplo, a semana antes do feriado de Natal pode ser extremamente ocupada, já que as pessoas estão tentando amarrar muitas pontas soltas antes de sair de férias. Ao considerar cuidadosamente as datas escolhidas, você pode garantir o atendimento máximo.
Certifique-se de que você obtenha o tempo certo
Considere diferenças de fuso horário; se você estiver na costa oeste, mas também estiver convidando participantes da costa leste (e vice-versa), não agende um webinar para saber quando seus participantes estarão fora do escritório. Além disso, não agende seu seminário on-line muito perto do final do dia. É nesse momento que os participantes desejam relaxar e ver o que ainda precisam fazer para chegar em casa a tempo. Se você estiver convidando pessoas de outros países, escolha um horário que geralmente funcione para todos os participantes (o que é raro) ou planeje realizar seu webinar várias vezes para contabilizar fusos horários diferentes.
Escolha sua ferramenta de webinar
A maioria das ferramentas de reunião on-line tem opções de webinar, você só precisa escolher o plano que corresponde ao número de participantes que você espera convidar. Teste as várias ferramentas disponíveis e escolha aquela com os recursos e a funcionalidade que melhor lhe convier. Dependendo do tipo de webinar que você apresentará, talvez seja necessário alterar facilmente entre os palestrantes ou gravar o seminário on-line para postar on-line. Pesquise todos os recursos de várias ferramentas diferentes e você certamente encontrará o software perfeito para a sua ocasião. Certifique-se de que, depois de escolher a ferramenta, o fornecedor está disposto a treiná-lo para que você aproveite ao máximo seu seminário on-line.
Praticar a execução de um webinar
Como anfitrião, você deverá garantir que o webinar seja executado sem problemas. Não há desculpas para não saber como alternar entre palestrantes, fazer uma pesquisa ou gravar o webinar, por exemplo. Convide alguns colegas para ajudá-lo a testar a ferramenta várias vezes após o treinamento com o provedor. Além disso, certifique-se de que todos os apresentadores estejam familiarizados com a ferramenta de webinar.
Desenvolver uma agenda e convite
Antes de convidar seu público, configure seu webinar com cuidado. Pense em quanto tempo seu webinar durará e os principais itens que você deseja discutir na ordem em que deseja discuti-los. Planeje também uma sessão de perguntas e respostas, pois os participantes provavelmente terão algumas perguntas no final da apresentação. Em seguida, delineie a agenda no convite. Esta é a maneira mais fácil para os seus participantes saberem se o seu webinar será relevante para eles. O convite também deve incluir um link que permita que seus participantes se conectem ao seminário on-line, bem como um número de chamada, caso prefiram ouvir por telefone.
Convide seu público
Pense cuidadosamente sobre o que você deseja apresentar e escolha seu público de acordo. Certifique-se de acompanhar suas respostas, para saber quem participará de seu seminário on-line. Ao acompanhar de perto sua lista de participantes, você poderá planejar seu acompanhamento com antecedência.
Planeje sua apresentação
Tenha em mente que as melhores apresentações de reuniões on-line são altamente visuais e envolventes. Se você estiver usando o PowerPoint, por exemplo, não empilhe slides apenas com palavras. Inclua imagens relevantes para o que você está apresentando. Você também pode usar vídeos e até jogos on-line, se apropriado, para dar vida à sua apresentação. Alguns planejadores de seminários on-line até enviam materiais para os escritórios dos participantes antes da reunião. Aprenda a pensar de maneira criativa e seu webinar ganhará vida.
Grave seu webinar
Ao disponibilizar uma gravação de seu webinar, aqueles que gostariam de revisitar algumas das discussões ou aqueles que não conseguiram, podem ouvir o que foi dito em seu próprio tempo. Se você estiver vinculando seu seminário on-line a uma campanha de marketing on-line, poderá usar a gravação em todos os e-mails que enviar, reforçando sua mensagem.
Acompanhamento
Assim como nas reuniões on-line, o acompanhamento de um seminário on-line é extremamente importante. Lembre seus participantes sobre o que foi discutido e faça uma pesquisa para reunir seus pensamentos sobre como foi o webinar. Se você estiver planejando outro seminário on-line que possa ser de interesse para seu público, informe-o quando ele puder esperar um convite.
Revise seu feedback
Sempre certifique-se de revisar qualquer feedback que você tenha recebido em seus webinars. É assim que você pode melhorar seus próximos.Preste especial atenção ao feedback relacionado à apresentação, pois isso constitui o núcleo do webinar.
