As opções de validação de dados do Excel incluem a criação de uma lista suspensa que limita os dados que podem ser inseridos em uma célula específica a uma lista predefinida de entradas.
Quando uma lista suspensa é adicionada a uma célula, uma seta é exibida ao lado dela. Clicar na seta abrirá a lista e permitirá que você selecione um dos itens da lista para entrar na célula.
Os dados usados na lista podem ser localizados:
- na mesma planilha da lista
- em uma planilha diferente na mesma pasta de trabalho
- em uma pasta de trabalho diferente
Tutorial: Usando dados armazenados em uma pasta de trabalho diferente
Neste tutorial, criaremos uma lista suspensa usando uma lista de entradas localizadas em uma pasta de trabalho diferente.
As vantagens de usar uma lista de entradas localizadas em uma pasta de trabalho diferente incluem centralizar os dados da lista, caso sejam usados por vários usuários e proteger os dados contra alterações acidentais ou intencionais.
Nota: Quando os dados da lista são armazenados em uma pasta de trabalho separada, ambas as pastas de trabalho devem estar abertas para que a lista funcione.
Seguir as etapas nos tópicos do tutorial a seguir descreve a criação, o uso e a alteração da lista suspensa semelhante à vista na imagem acima.
Essas instruções do tutorial, no entanto, não incluem etapas de formatação para as planilhas.
Isso não interferirá na conclusão do tutorial. Sua planilha será diferente do exemplo da página 1, mas a lista suspensa fornecerá os mesmos resultados.
Tópicos do tutorial
- Abrindo arquivos e salvando os dados do tutorial
- Criando dois intervalos nomeados
- Abrindo a caixa de diálogo Validação de dados
- Inserindo a fonte de dados e concluindo a lista suspensa
- Alterando os itens da lista
- Opções para proteger a lista suspensa
Inserindo os dados do tutorial
Abrindo duas pastas de trabalho do Excel
Conforme mencionado, para este tutorial, os dados da lista suspensa estarão localizados em uma pasta de trabalho diferente da lista suspensa.
Para este tutorial, siga estas etapas:
- Abra duas pastas de trabalho do Excel em branco
- Salvar uma pasta de trabalho com o nome data-source.xlsx - esta pasta de trabalho conterá os dados da lista suspensa
- Salve a segunda pasta de trabalho com o nome lista suspensa.xlsx - esta pasta de trabalho conterá a lista suspensa
- Deixe ambas as pastas de trabalho abertas após salvar.
Inserindo os dados do tutorial
- Insira os dados abaixo nas células A1 a A4 do data-source.xlsx pasta de trabalho, como visto na imagem acima.
-
A1 - Pão de gengibre A2 - Limão A3 - Passas de aveia A4 - Pepita de chocolate
- Salve a pasta de trabalho e deixe-a aberta
- Insira os dados abaixo nas células B1 do lista suspensa.xlsx pasta de trabalho.
-
B1 - Tipo de Cookie:
- Salve a pasta de trabalho e deixe-a aberta
- A lista suspensa será adicionada à célula C1 desta pasta de trabalho
Criando dois intervalos nomeados
Criando dois intervalos nomeados
Um intervalo nomeado permite que você se refira a um intervalo específico de células em uma pasta de trabalho do Excel.
Intervalos nomeados têm muitos usos no Excel, incluindo usá-los em fórmulas e ao criar gráficos.
Em todos os casos, um intervalo nomeado é usado no lugar de um intervalo de referências de célula indicando a localização dos dados em uma planilha.
Quando usado em uma lista suspensa localizada em uma pasta de trabalho diferente, dois intervalos nomeados devem ser usados.
- Um é criado para os itens da lista na pasta de trabalho em que os dados estão localizados
- Um segundo é criado na pasta de trabalho em que a lista suspensa está localizada. Este segundo intervalo nomeado vincula ao intervalo nomeado na primeira pasta de trabalho
Etapas do tutorial
O primeiro intervalo nomeado
- Selecione as células A1 - A4 do data-source.xlsx pasta de trabalho para destacá-los
- Clique na caixa de nome localizada acima da coluna A
- Digite "Cookies" (sem aspas) na caixa de nome
- aperte o ENTRAR tecla no teclado
- Células A1 a A4 do data-source.xlsx pasta de trabalho agora tem o nome do intervalo de Biscoitos
- Salve a pasta de trabalho
O segundo intervalo nomeado
Esse segundo intervalo nomeado não usa referências de célula do lista suspensa.xlsx pasta de trabalho.
Em vez disso, ele irá, como mencionado, vincular Biscoitos nome do intervalo no data-source.xlsx pasta de trabalho.
Isso é necessário porque o Excel não aceitará referências de célula de uma pasta de trabalho diferente para um intervalo nomeado. Será, no entanto, exceto outro nome de intervalo.
Criar o segundo intervalo nomeado, portanto, não é feito usando o Caixa de nome mas usando o Gerenciador de nomes opção localizada no Fórmulas guia da faixa de opções.
- Clique na célula C1 no lista suspensa.xlsx pasta de trabalho
- Clique em Fórmulas> Gerenciador de Nomes na fita para abrir o Gerenciador de nomes caixa de diálogo
- Clique no Novo botão para abrir o Novo nome caixa de diálogo
- No tipo de linha Nome: Dados
- No tipo de linha Refere-se a: = 'data-source.xlsx'!
- Clique em OK para concluir o intervalo nomeado e retornar à caixa de diálogo Gerenciador de nomes
- Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Gerenciador de nomes
- Salve a pasta de trabalho
Abrindo a caixa de diálogo Validação de dados
Abrindo a caixa de diálogo Validação de dados
Todas as opções de validação de dados no Excel, incluindo listas suspensas, são definidas usando a caixa de diálogo de validação de dados.
Além de adicionar listas suspensas a uma planilha, a validação de dados no Excel também pode ser usada para controlar ou limitar o tipo de dados que podem ser inseridos em células específicas em uma planilha.
Etapas do tutorial
- Clique na célula C1 do lista suspensa.xlsx pasta de trabalho para torná-la a célula ativa - é onde a lista suspensa será localizada
- Clique no Dados guia do menu da faixa de opções acima da planilha
- Clique no Data de validade ícone na faixa de opções para abrir o menu suspenso
- Clique no Data de validade opção no menu para abrir a caixa de diálogo Validação de dados
- Deixe a caixa de diálogo aberta para o próximo passo no tutorial
Usando uma lista para validação de dados
Selecionando uma lista para validação de dados
Como mencionado, há várias opções para validação de dados no Excel, além de uma lista suspensa.
Nesta etapa, vamos escolher o Lista opção como o tipo de validação de dados a ser usado para a célula D1 da planilha.
Etapas do tutorial
- Clique em Definições aba na caixa de diálogo
- Clique na seta para baixo no final do Permitir linha para abrir o menu suspenso
- Clique em Lista para escolher uma lista suspensa para validação de dados na célula C1 e para ativar o Fonte linha na caixa de diálogo
Inserindo a fonte de dados e concluindo a lista suspensa
Como a fonte de dados da lista suspensa está localizada em uma pasta de trabalho diferente, o segundo intervalo nomeado criado anteriormente será inserido no Fonte linha na caixa de diálogo.
Etapas do tutorial
- Clique no Fonte linha
- Digite "= Data" (sem aspas) na linha Source
- Clique Está bem para completar a lista suspensa e fechar a Data de validade caixa de diálogo
- Um pequeno seta para baixo ícone localizado no lado direito da célula C1
- Clicar na seta para baixo deve abrir a lista suspensa que contém os quatro nomes de cookie inseridos nas células A1 a A4 do data-source.xlsx pasta de trabalho
- Clicar em um dos nomes deve inserir esse nome na célula C1
Alterando a lista suspensa
Alterando os itens da lista
Para manter a lista suspensa atualizada com as alterações em nossos dados, pode ser necessário alterar periodicamente as opções na lista.
Desde que usamos um intervalo nomeado como a fonte de nossos itens de lista em vez dos nomes de listas reais, alterando os nomes dos cookies no intervalo nomeado localizado nas células A1 a A4 do data-source.xlsx pasta de trabalho altera imediatamente os nomes na lista suspensa.
Se os dados forem inseridos diretamente na caixa de diálogo, fazer alterações na lista envolve voltar para a caixa de diálogo e editar a linha de origem.
Nesta etapa vamos mudar Limão para bolo seco friável na lista suspensa, alterando os dados na célula A2 do intervalo nomeado no data-source.xlsx pasta de trabalho.
Etapas do tutorial
- Clique na célula A2 no data-source.xlsx pasta de trabalho (Lemon) para torná-lo a célula ativa
- Tipo bolo seco friável na célula A2 e pressione a tecla Enter no teclado
- Clique na seta para baixo da lista suspensa na célula C1 do lista suspensa.xlsx pasta de trabalho para abrir a lista
- O item 2 na lista deve agora ser lido bolo seco friável ao invés de Limão
Opções para proteger a lista suspensa
Opções para proteger a lista suspensa
Como nossos dados estão em uma planilha diferente da lista suspensa, as opções disponíveis para proteger os dados da lista incluem:
- Proteja a planilha que envolve o bloqueio de células A1 a A4 na folha 2
- Solicitando uma senha para modificar a pasta de trabalho
- Tendo a pasta de trabalho aberta como Somente leitura
