Como todos vocês provavelmente já sabem, sou um grande geek por email. Se você quer saber como organizar sua caixa de entrada, limpá-la no fim de semana ou fazer uma limpeza completa, sou sua garota. Mas há uma coisa sobre a qual ainda não falamos: como lidar com e-mails individuais quando eles chegam.
Aqui está a colher. A melhor maneira de controlar sua caixa de entrada é tomar uma decisão sobre o que fazer com cada e-mail na primeira vez que você o vê, em vez de apenas olhar para ele e prometer lidar com ele mais tarde. Isso tem dois benefícios: garantir que a caixa de entrada não se torne uma bagunça desordenada e economiza seu tempo ao não ter que olhar para o mesmo email mais de uma vez.
Parece difícil, mas não é - basta um planejamento e algumas perguntas simples. Vamos começar.
Escolha um tempo
Primeiro, a menos que o seu trabalho exija que você seja imediatamente responsivo aos e-mails, recomendo que você repasse todos os seus novos e-mails algumas vezes por dia. Desta vez pode ser diferente a cada dia, só tem que ser intencional: por exemplo, hoje vou deixar de 9 a 10 da manhã para passar pela minha caixa de entrada, então eu vou olhar de novo a partir de 4-5. Nesse meio tempo, procurarei e-mails importantes, mas ignoro o resto.
Eu sei que isso é difícil de fazer (e sim, eu sou conhecido por clicar em um GIF por aí!), Mas se você seguir essa programação, verá que passar pela sua caixa de entrada é muito menos impressionante. Para não mencionar, você terá grandes quantidades de tempo para realmente chegar ao trabalho real.
Pergunte-se isso
O próximo passo é percorrer sua caixa de entrada, ler cada e-mail um por um e fazer a si mesmo esta lista rápida de perguntas para cada mensagem:
1. Precisei obter este e-mail?
Eu sei que pareço um disco quebrado, mas você deve se perguntar isso a cada vez. É um bom lembrete para cancelar a inscrição, filtrar e remover você mesmo de listas e boletins informativos desnecessários. Reduzir o email é sempre uma vitória no meu livro.
2. Preciso responder a tudo isso?
Surpreendentemente, a resposta nem sempre é sim. Se for um e-mail informativo ou um e-mail de grupo que não exija sua resposta, leia-o, anote todas as informações úteis e arquive-as ou arquive-as.
3. Eu sou a pessoa certa para lidar com isso, ou devo entregá-lo?
Ao longo de linhas semelhantes, lembre-se de que você não precisa carregar o fardo de fazer tudo o que é solicitado de você. Você sabe o que eu quero dizer: os números que você costumava puxar até que eles contratassem um analista júnior, mas que seu chefe continua pedindo para você, o agendamento de viagem que deve realmente passar por um departamento diferente, o processamento de números que você precisa fazer mesmo que não esteja na descrição do seu trabalho. Entregue as tarefas do periférico à pessoa certa e você não apenas limpará sua caixa de entrada, mas também deixará mais tempo para realizar seu trabalho principal.
4. Preciso de informações de outra pessoa para poder responder?
Se a resposta aqui for sim, peça essa pessoa para obter as informações agora, para que você possa remover o email do seu prato. Você pode querer responder ao fato de o remetente saber que está trabalhando nele e anotar o check-in com a pessoa em quem você está aguardando em alguns dias. Enquanto isso, arquive o e-mail ou use o Boomerang para recuperá-lo na sua caixa de entrada no momento certo.
5. Posso responder o e-mail agora mesmo - em menos de 5 minutos?
É aqui que a maioria das pessoas tropeça. Um bom número de e-mails não requer informações adicionais de você ou de qualquer outra pessoa e pode ser respondido rapidamente. Se for esse o caso, responda imediatamente ao email; Isso poupará o tempo de reler, processar e pensar sobre isso uma segunda vez. Bônus: quanto mais cedo você responder a um e-mail, mais aceitável será uma resposta curta.
6. É urgente?
A urgência está infelizmente fora de suas mãos, portanto, se o e-mail for urgente, decida se quer lidar com isso agora ou cuide dele quando terminar de limpar sua caixa de entrada. Eu defendo o último, já que você vai quebrar um pouco o seu passo se você deixar de gastar alguns minutos em cada e-mail para entrar em um único problema.
Lidar com o resto - em seus termos
Então, o que acontece com o resto? Se o email precisar de mais de uma resposta de cinco minutos e não for urgente, decida quando é a melhor hora para você lidar com isso.
Eu costumo abordar os e-mails que exigem uma longa resposta escrita no final da minha caixa de entrada. Ou, se eu estou tendo um dia agitado, eu boomerang-los para um dia em que eu acho que vou ter mais tempo. Para as mensagens que exigem mais trabalho (montando um mock-up, fazendo alguns cálculos numéricos do Excel), eu coloco essas tarefas na minha lista de tarefas e as planejo para um bloco de tempo que não é de e-mail na minha agenda.
Dica profissional: para tornar esse processo ainda mais rápido, configure seu e-mail para que, depois de lidar com um e-mail, arquivá-lo ou excluí-lo, você seja levado diretamente para o próximo na sua caixa de entrada, em vez de voltar para a lista de emails. (Para o Gmail, você pode fazer isso por meio da opção Avanço automático no Google Labs.) Isso garantirá que você receba todos os seus e-mails em vez de gastar tempo decidindo em qual mensagem prestar atenção em seguida!
