Você já se sentou em uma reunião e ouviu enquanto a conversa circulava e girava em círculos? É uma experiência frustrante - e que às vezes leva à conclusão errônea de que a discussão é um obstáculo à ação. Falar é, na verdade, criticamente importante para a boa tomada de decisões nas organizações, mas você precisa fazer isso da maneira certa.
Eis por que as discussões ficam “presas” - e o que você pode fazer a respeito.
O que realmente está acontecendo aqui?
As conversas muitas vezes entram em círculos quando todos estão defendendo sua própria opinião. A pegada? Na maioria das vezes, as pessoas não sabem em que estão discordando! Geralmente há um mal-entendido em algum lugar, mas todos assumiram que o mal-entendido é, na verdade, uma diferença de opinião. A chave, então, é encontrar o mal-entendido e colocar todos na mesma página.
Para fazer isso, você precisa entender um pouco sobre como nossas mentes funcionam. Nossos cérebros tomam fatos neutros e, através de um processo subconsciente e relâmpago, dão a eles significados e formam crenças sobre eles. Essas crenças são geralmente o que sai de nossas bocas quando estamos discutindo os fatos em mãos.
Vamos voltar ao começo: todos os dias somos bombardeados com informações - visões, sons, cheiros, palavras, cores e muito mais estão ao nosso redor, e inconscientemente escolhemos o que levar, enquanto filtramos tudo o que achar sem importância. Este é o primeiro degrau do que o psicólogo Chris Argyris chamou de "Escada da Inferência".
Cortesia de Peter Senge, "The Fifth Discipline"
Uma vez que selecionamos nossos dados, damos-lhe o significado que dita nossa experiência pessoal e cultura, tiramos conclusões, e isso se torna uma “crença”. Esse é o estágio da escada em que todos nós ficamos presos de vez em quando - e isso é o estágio em que todos estão quando uma conversa está em círculos.
O que você pode fazer sobre isso?
Está tudo bem para entender esse fenômeno, mas levantar a mão em uma reunião e pedir a todos que voltem à sua escada de inferência provavelmente não será muito útil. Então, como você pode efetivamente levar a conversa adiante?
De acordo com o Dr. Ray Luechtefeld, PhD, consultor organizacional e professor de administração da Universidade do Missouri Central, você pede que as pessoas expliquem seu raciocínio - às vezes até a definição de uma palavra que estão usando.
Para ilustrar isso, ele conta uma história verdadeira sobre dois de seus alunos que estavam em conflito uns com os outros, "Joe" e "Sally". Sally estava dando a Joe avaliações pobres na aula, então Luechtefeld sentou-se com os dois e perguntou a Sally. por que ela classificou Joe mal. "Não aplicar o que estamos aprendendo na aula", ela respondeu. Joe insistiu que ele estava, de fato, aplicando o que estava aprendendo na aula. "Ele quis dizer que estava fazendo conexões nos negócios de seu pai", disse Luechtefeld. Mas Sally queria dizer que ele não estava aplicando lá na sala de aula. “Aplicar-se significava coisas diferentes para cada um deles”, aprendeu Luechtefeld - e tudo porque ele os desafiou a descrever suas diferenças, em vez de continuar a discutir infrutiferamente.
Em outras palavras, Luechtefeld sabe que o poder está em trazer à tona as verdadeiras áreas de discordância - as suposições ou conclusões tácitas de cada lado. “Você tem que chegar a algo que todos possam observar e concordar. Você volta aos dados diretamente observáveis ”, diz ele. E essa é a resposta: a chave para intervir como um profissional e retomar a conversa é fazer perguntas sobre quais dados seus colegas estão usando para chegar a suas conclusões.
Por outro exemplo, digamos que sua equipe tenha sido encarregada de relatar um conjunto de métricas operacionais ao CEO, e você está em uma reunião discutindo como reunir os dados necessários de outros departamentos. Seu colega Steve diz: "Devemos apenas dizer aos gerentes de todos os departamentos que precisamos desses dados para o CEO".
Outra colega, Valerie, diz: "Já tentamos isso antes, os gerentes nunca respondem".
“Nós não tentamos isso antes - você não sabe o que eles vão fazer!”, Diz Steve.
Valerie responde “Sim, nós temos! Nós tentamos com um projeto que fizemos na última primavera. Nós nunca ouvimos nada de volta. Temos que encontrar uma maneira diferente de obter os números de que precisamos ”.
Isso continua por vários minutos.
É quando você entra e diz: “Steve, não tenho certeza se sei exatamente o que você está propondo. Você pode me dizer como devemos obter os dados?
Steve explica que quer se encontrar cara a cara com cada gerente para descrever quais dados são necessários. Você percebe um olhar tímido no rosto de Valerie. Você diz “Valerie, eu entendo que você teve problemas para coletar dados de outros departamentos no passado. Como você fez isso antes?
Valerie suspira: “Bem, no passado nunca nos encontramos cara a cara com os gerentes. Nós enviamos e-mails e pedimos os dados. ”
“Não estou sugerindo nada disso”, diz Steve, “quero encontrar com eles e explicar o que precisamos.”
Voilà! Valerie estava reagindo a algo diferente do que Steve estava propondo, mas ambos assumiram que estavam discutindo a mesma coisa. Ao entrar e pedir a cada pessoa para ser mais específico, você foi capaz de encontrar a real desconexão e definir a conversa de volta aos trilhos.
A “desconexão” nem sempre aparecerá depois de apenas uma pergunta, então continue pedindo esclarecimentos. Ouça atentamente as respostas, faça mais perguntas e repita conforme necessário. Confie em mim, do lado de fora parece que você é a pessoa mais sábia na sala, mas é um pouco de experiência em psicologia de grupo!
Quer causar um impacto ainda mais positivo? Lembre-se desse processo antes que a conversa se desvie. Quando você declarar seus dados ou opinião, seja o mais claro possível sobre as conclusões que você está tirando. Esteja ciente de suas suposições e divulgue-as quando apropriado. A professora de Luechtefeld na escola de graduação, Diana McLain Smith, disse que se uma conversa está em círculos, significa que todos estão no topo da sua escada de inferência, gritando um com o outro. Agora você sabe como ajudá-los.
