Você concorda quando todos ao seu redor estão falando sobre como eles alcançam a caixa de entrada zero. Mas sinceramente, você nunca se sente como se estivesse lá.
E em sua defesa, é porque você recebe mensagens que exigem respostas demoradas ou ponderadas. Alguém pediu sua opinião e você gostaria de ter tempo para formulá-la. Ou há um anexo de cinco páginas para sua análise, e você precisará revisá-lo. Ou você quer expressar sua resposta de uma determinada maneira e gostaria de esperar até que esteja fresco.
As soluções padrão para esta situação todo tipo de chupar. Você pode "confirmar o recebimento", mas isso soa super formal, e não há como dizer quando a outra pessoa vai cutucá-lo com uma nota que traduz aproximadamente, "E …?" Você pode deixar uma resposta automática em 24-7, mas esse pode não ser seu estilo - e você ainda não está fornecendo uma resposta específica. Ou você pode simplesmente tomar o seu tempo, mas você terá deixado a outra pessoa se perguntando e esperando.
Há um truque no qual eu recentemente me meti e que resolveu esse problema para mim. Eu pretendo responder dentro de 24 horas (se não muito mais cedo), com uma linha que me compra algum tempo. Ele satisfaz a outra pessoa que eu estou nela, me dá tempo para acompanhar quando funciona de acordo com a minha agenda, e me aproxima muito da caixa de entrada zero. Aqui estão três dos meus favoritos.
1. “Estarei em contato em aproximadamente”
Eu tinha um ex-chefe que sempre enfatizou a importância de gerenciar as expectativas. Informar as pessoas no front-end permite que você ignore a confusão e a frustração. E a melhor maneira de fazer isso é - nas palavras do provérbio popular - sub-promessa, excesso de entrega.
Se você simplesmente esperar uma semana para voltar a alguém, ele assumirá que você considerou uma prioridade baixa - e isso não faz ninguém se sentir bem. No entanto, se você escrever de volta imediatamente esclarecendo quando você vai entrar em contato, parece que foi realmente importante para você fornecer uma linha do tempo, logo que humanamente possível.
Ao definir uma expectativa para quando ele pode esperar uma resposta completa, você está sendo atencioso. E se você bater essa data, você não será mais a pessoa que levou cinco dias para responder: você é a pessoa que disse que precisaria de uma semana, mas respondeu dois dias antes.
2. "Estou empurrando para cima de um prazo"
Quando você adia uma solicitação, as pessoas geralmente gostam de saber por quê. Pense nisso: se alguém parar na sua mesa para fazer um brainstorming, ela provavelmente será expulsa se você disser “não” e depois voltar para o seu teclado. Mas é menos provável que ela fique ofendida se disser que não pode, porque está ocupado se preparando para uma reunião (ou alguma outra desculpa totalmente válida, como encerrar projetos antes de suas férias).
Esta resposta segue lógica semelhante. Ao compartilhar o que está em seu prato, você possibilita que sua conexão tenha empatia com sua carga de trabalho. Ela saberá que você não a está ignorando; em vez disso, você está preocupado e precisa de alguns dias antes de poder dar a ela toda a atenção por e-mail.
Eu tentei essa abordagem e achei as pessoas muito agradecidas por eu ter tido tempo de voltar atrás em um estado tão desgastado pelo tempo. Em vez de ficar frustrado ou me mandar um e-mail novamente um dia ou dois depois, procurando por uma resposta, eles me desejaram boa sorte e me disseram para verificar quando funcionou para mim.
3. "Eu gostaria de executar isso por um colega que está fora do escritório"
Esta é outra linha que me deparei simplesmente dizendo a verdade. A maior parte da minha equipe estava fora do escritório há algumas semanas e, portanto, tive que adiar todas as respostas que exigissem feedback interno ou aprovação.
Em vez de responder como se eu estivesse dando a volta, as pessoas estavam - de novo - muito compreensivas. Todos nós tivemos esses dias de trabalho quando nossas mãos estão amarradas, e desde que você compartilhou que você não pode agilizar sua resposta, não há razão para a outra pessoa pressioná-lo a escrever de volta.
Responder a e-mails em tempo hábil vale a pena para todos os envolvidos. Ele ajuda a limpar sua caixa de entrada e ajuda a outra pessoa a obter as informações de que precisa. E embora nem sempre seja possível dar uma resposta completa, é quase sempre possível dizer alguma coisa. Então, pule uma resposta meio pensada ou apressada e escolha uma linha que lhe dará algum tempo. Isso fará com que seu contato sinta que você realmente se importa, e isso permitirá que você aproveite o tempo necessário para fazer um bom trabalho.
