"Livre-se de todo o papel".
Eu era um gerente de projetos que trabalhava na prefeitura de Nova York, e essa era a tarefa que me foi designada para realizar. Em uma burocracia com centenas de milhares de funcionários, milhares de processos baseados em papel e um orçamento limitado para novas tecnologias, fui solicitado a desenvolver um plano para digitalizar praticamente tudo.
Este foi um projeto assustador, se alguma vez eu tivesse visto um. Na verdade, era quase impossível, dadas as restrições em que eu estava trabalhando. Mas eu não pude erguer as mãos e dizer não. Eu tinha um trabalho a fazer e tive que começar em algum lugar.
A Eliminação do Papel do Projeto não foi um sucesso absoluto. Na verdade, estava mais perto de um fracasso absoluto. Se você entrar em qualquer escritório de Nova York hoje, você definitivamente encontrará papel empilhado em mesas, caixas de entrada e caixas de saída e lixeiras.
No entanto, o projeto me ensinou mais sobre como iniciar uma tarefa esmagadora do que qualquer sucesso que já tive. Eis como aprendi a pegar algo aparentemente intransponível e resolvê-lo em pedaços pequenos.
1. Faça um balanço do grande quadro
A cidade de Nova York possui dezenas de departamentos, cada um com dezenas de divisões, cada uma com seus próprios processos internos. Há papel que já existe em gabinetes de arquivos e caixas, e o papel ainda a ser criado quando clientes e funcionários preenchem formulários e aplicativos. Era impossível para mim saber por onde começar antes de fazer um balanço de todos os processos de criação de papel por aí. Quais geraram mais papel? Quais se davam à digitalização e quais tinham fatores complicadores, como a necessidade de aceitar dinheiro? Qual produziria o maior estrondo para o menor dinheirinho?
Passei algumas semanas inteiras procurando em todos os departamentos para ter uma idéia do alcance do empreendimento. Fazer essa avaliação inicial pode ajudar a definir seu escopo, bem como o que pertence dentro e fora dele. Ele pode ajudá-lo a comunicar aos seus superiores a amplitude da tarefa e obter seus comentários sobre o que mais lhes interessa. E isso ajuda você a navegar no seu caminho para um ponto de partida lógico.
2. Encontre um exemplo de sucesso em uma escala menor
No caso da Eliminação do Papel do Projeto, o Departamento de Saúde realizou recentemente um projeto de redução de papel solicitado por uma mudança de escritório. Eles não queriam levar todos os seus registros em papel se não precisassem, mas não sabiam quais escolher e quais deixar para trás. Então, eles implementaram um projeto multifásico: Defina o que é legalmente necessário para ser retido, destrua o que não foi feito e verifique qualquer coisa para a qual uma cópia impressa não seja necessária. Eles implementaram a tecnologia e a equipe para que isso acontecesse, e eles tiveram os resultados para mostrar.
Um tamanho nem sempre serve para todos, e novas considerações surgem quando você aumenta a escala de um projeto em particular. Mas um exemplo de sucesso não apenas oferece métodos comprovados para atingir o mesmo objetivo que você está tentando alcançar, mas também permite que você aprenda com as falhas dos outros. Ele fornece um modelo que você pode usar como ponto de partida. Talvez seja necessário modificá-lo, expandi-lo ou adaptá-lo aos seus próprios objetivos, mas é mais fácil reagir a algo do que começar de uma tela completamente em branco.
3. Identifique o Fruto de Baixo Pendurado
Sim, “frutos de baixa qualidade” certamente está em uma lista de jargões de escritório usados demais em algum lugar, então vamos dizer o que é: as coisas fáceis. O material que custa menos e leva menos tempo para fazer. No caso do Project Paper Elimination, isso significava coisas como se livrar de documentos obsoletos, criar formulários on-line simples e descartar registros muito antigos após suas datas de vencimento.
Existem algumas razões para começar com as coisas fáceis. Em primeiro lugar, dá-lhe alguns entalhes no seu cinto. Essa sensação de movimento para a frente, por menor que seja, é uma vitória psicológica importante. Dá-lhe força, combustível para o trabalho mais desafiador pela frente. E, em segundo lugar, permite que você demonstre progresso para as partes interessadas do projeto, gerando fé em sua capacidade de entregar em futuras fases de trabalho.
4. Lay Out Your Bigst Obstáculos
Mesmo que você marque os pequenos sucessos, é importante ter essa sensação de um desafio impossivelmente iminente e quebrá-la em obstáculos concretos. Sem nomeá-los, é muito mais difícil desenvolver estratégias para superá-los. No mundo da eliminação de papel, um obstáculo era a complexidade de capturar dados inseridos em um formulário on-line, e outro estava acomodando requisitos legais para assinaturas eletrônicas.
Estabelecer esses obstáculos pode levar à descoberta de que um obstáculo percebido não é um desafio tão grande quanto você assumiu inicialmente. Pode, alternativamente, trazer à luz um grande obstáculo que você pensava ser menor. Saber quais são os obstáculos no início vai impedir que você seja pego de surpresa quando já estiver com os joelhos. Ele também pode ajudá-lo a alinhar os recursos que você precisará para enfrentá-los, seja suporte político, financiamento ou orientação especializada.
5. Eliminar o trabalho
O filósofo chinês Lao Tzu disse: “uma jornada de mil milhas começa com um único passo”. Também é verdade que uma jornada de mil milhas consiste em quatro jornadas menores de 250 milhas, ou 10 jornadas de 100 milhas. Quebrar seu projeto assustador em fases gerenciáveis torna isso muito menos intimidante. E dá-lhe marcos interinos realistas para apontar entre o primeiro passo e o passo feito.
Tentando digitalizar os processos baseados em papel no governo da cidade de Nova York, havia várias opções para a eliminação gradual do trabalho. Uma abordagem era atacar um certo número de departamentos por vez. Outra era começar determinando qual papel poderia ser eliminado, continuar implementando a tecnologia para digitalizá-lo e concluindo treinando a equipe e anunciando a nova tecnologia aos clientes. A maneira mais lógica de eliminar uma grande quantidade de trabalho varia dependendo da natureza do trabalho em si, mas vale sempre a pena abordá-lo antes que você entre muito fundo.
6. Definir expectativas
Faça o que fizer, não prometa demais o que você não está confiante de que pode oferecer. Peça o que você precisa para que isso aconteça. E se você não conseguir - seja pessoas, dinheiro ou tecnologia - então explique as maneiras que podem afetar sua linha do tempo. Às vezes, um executivo pedirá algo sem uma compreensão diferenciada do trabalho necessário para alcançá-lo, mas depois de reunir sua avaliação e identificar os obstáculos, você estará em posição de comunicar essa nuance.
Sacudir a cabeça e correr na outra direção é uma reação comum e às vezes justificada aos projetos mais esmagadores. Mas é garantido que você não vai chegar a lugar nenhum. Até mesmo a tarefa mais difícil pode ser discutida com as perspectivas corretas, uma compreensão sólida do trabalho que está por vir e um conjunto de marcos realistas e realizáveis para marcar seu caminho.
