Os relatórios de despesas de arquivamento estão alinhados com os canais radiculares na minha escala divertida. Apesar do fato de que minha empresa me deve legitimamente uma boa quantia de dinheiro, quase sempre tenho medo de arquivar esses relatórios.
Isso provavelmente tem suas raízes no meu primeiro emprego fora da faculdade, quando pedi ao meu chefe algumas orientações sobre quais despesas eram apropriadas para uma próxima viagem de negócios. Ela simplesmente disse: "Use seu melhor julgamento".
Obrigado. Dado que eu nunca estive em uma viagem de negócios, tive a sensação de que meu melhor julgamento provavelmente diferia do dela.
Mas acho que esse foi o ponto. Quando me tornei gerente e meus funcionários me fizeram a mesma pergunta, encontrei-me dando a mesma resposta vaga. Eu queria testar minha equipe para ver como eles lidavam com eles mesmos sem supervisão - se eles fossem loucos por centenas de dólares em uma bebida, eu poderia questionar suas habilidades de tomada de decisão (e sim, eu também poderia passá-los por uma promoção no lugar da pessoa que lidou com o desafio de maneira sensata).
A moral da história? Quando seu chefe diz "Use seu melhor julgamento" quando gastar o dinheiro da empresa, ela quer dizer isso. A forma como você lida com suas despesas diz muito sobre você como funcionário e também pode afetar sua reputação com seu chefe.
Felizmente, eu desenvolvi alguns truques ao longo dos anos - e estes são úteis para ajudar a me controlar quando estou arrecadando recibos.
Assista e aprenda
A melhor maneira de avaliar quanto você deve gastar é observar seus colegas mais experientes. Provavelmente, você estará comendo, bebendo e permanecendo nos mesmos lugares, então você terá muitas chances de parar e ver o que eles fazem primeiro.
Veja um exemplo: quando você e seus colegas saírem para jantar, peça a todos que peçam primeiro e preste atenção ao custo do pedido de cada pessoa. Quando chegar a sua vez, certifique-se de que sua escolha seja a menos cara ou que esteja no mesmo intervalo dos pedidos com preços menores no grupo. Não, só porque o seu chefe pede filé mignon, não significa necessariamente que você deve seguir o exemplo. Mas quando os viajantes veteranos pedem saladas Cobb, sigam o exemplo, e seu chefe nunca questionará o custo da sua refeição.
E se não houver mais ninguém na sua viagem? Tente fazer uma pesquisa antecipada. Pergunte a outros colegas coisas como "Estou indo para Chicago - você pode sugerir alguns lugares para comer?" Descubra onde o resto da equipe costuma freqüentar, e você terá alguns pontos que você sabe que são seguros para custar.
Não seja ganancioso
Isso provavelmente parece óbvio, mas posso dizer, por experiência própria, que é fácil sentir que você pode viver um pouco quando seu escritório está voando por aí, pagando pelo hotel e enviando-o para jantares extravagantes com clientes. E, enquanto você pode ver suas outras pessoas vivendo isso porque eles sabem que outra pessoa estará pegando a conta, é uma aposta melhor para manter seus gastos no mínimo sempre que possível.
Regra de ouro: Se você não quer comprá-lo com seu próprio dinheiro, não gaste nada. Um copo de vinho com jantar? Bem. Um copo de vinho, mais três coquetéis, alguns aplicativos e sobremesa? A “necessidade” disso não será fácil de justificar.
Não seja barato
Parece razoável que você não deva gastar mais com o dinheiro da empresa - mas e os itens menos caros? Você pode gastar o seu café da manhã e bagel quando viajar para o trabalho? Tecnicamente, com certeza, você pode pedir a sua empresa para reembolsá-lo de US $ 4, 67 que pagou por um pequeno café e bagel, mas garanto que você não ganhará nenhum ponto quando seu chefe vir isso em seu relatório detalhado.
Por exemplo, solicitei que um funcionário enviasse um relatório de despesas para uma taxa de estacionamento de US $ 1 de uma reunião com o cliente. Você está brincando comigo? Dei-lhe de volta seu dólar, mas desde então sempre senti que ela estava tentando vender a empresa para tudo o que podia.
Sim, sua empresa deve pagar por despesas razoáveis quando você está fora e representa a empresa, mas reduzir suas despesas fará com que você pareça pouco profissional e imaturo, para não dizer miserável. Aqui está um bom teste: se é algo que você normalmente compra em um dia normal de trabalho, não gaste dinheiro (mas guarde seus recibos, na possibilidade de seu chefe pagar pelas pequenas coisas também).
Sempre pedir recibos
Nessa nota, além de manter seus gastos dentro de limites razoáveis, manter seus recibos é a coisa mais importante a ser lembrada quando você está em missão fora do escritório. Não posso nem contar quantas vezes tive funcionários que enviam relatórios de despesas sem qualquer evidência dos gastos. Não importa o quanto você acha que seu chefe confia em você, ela não pode acreditar apenas que você gastou US $ 256 em sua última viagem de negócios.
Quando perguntei a uma funcionária por que ela não incluiu seus recibos por uma despesa relativamente pequena - uma que eu teria totalmente aprovado - ela admitiu que estava preocupada que eu não aprovasse o item, por isso ela simplesmente “esqueceu” de pedir um recibo. Ela estava certa: eu não aprovei. Mas não porque me opusesse à compra - porque não tinha provas de que realmente aconteceu.
Dica rápida: Passe o envelope do hotel do seu quarto e guarde-o na bolsa ou pasta. Enrole um elástico grande em volta da sua carteira para lembrá-lo de pedir o recibo - depois coloque o recibo no envelope assim que recebê-lo. E se houver algo incomum na despesa, escreva na parte de trás antes de arquivá-la.
Cada empresa e cada chefe tem uma abordagem diferente para lidar com as despesas, o que significa que não existe uma regra rígida e rápida que se aplique a todas as situações. Mas, siga estas diretrizes e seu chefe nunca terá um motivo para questionar seu melhor julgamento.
