Você já teve aquela sensação de afundamento quando retornou ao seu e-mail depois de alguns dias (ou até mesmo horas) gasto, e viu que o volume de mensagens não respondidas já atingiu proporções incontroláveis?
Uma caixa de entrada indisciplinada pode parecer um buraco esmagador que você nunca vai se livrar. Mas não tem que ser assim! Com alguns passos simples, você pode organizar sua caixa de entrada, controlar as mensagens recebidas e reduzir seriamente a ansiedade do seu email.
Limpe-o
Eu sei que isso vai parecer assustador para muitos, mas eu recomendo fortemente usar sua caixa de entrada apenas para o que é destinado: novos e-mails. Pense no correio tradicional como uma analogia. Se você colocar todos os pacotes ou cartas que recebeu em sua mesa de cozinha sem guardá-los ou jogá-los fora, sua cozinha logo se tornaria uma pilha incontrolável de papéis. Sua caixa de entrada funciona da mesma maneira - é mais eficaz quando você a limpa.
Comece excluindo todos os e-mails recebidos pelos quais você nunca mais desejará ter acesso (como o anúncio da venda desta semana em voos para Maui - infelizmente, não neste ano). Seja cuidadoso, no entanto, e não exclua itens que você pode querer um registro da linha (como um recibo de sua compra Amazon).
Em seguida, tente arquivar os e-mails que você deseja manter em pastas relevantes ou (para usuários do Gmail) arquivá-los. Meu objetivo é sempre poder ver todos os e-mails na minha caixa de entrada sem precisar rolar para baixo ou clicar em "página 2". Acho que estou menos estressada quando posso dar uma rápida olhada em tudo que preciso para lidar, tudo em uma página. E, sejamos honestos: se um e-mail estiver na página 2, provavelmente não será tratado de qualquer maneira.
Cancelar subscrição
O maior clogger de caixa de correio é o material que você recebe em uma base recorrente. E não se trata apenas de boletins eletrônicos: o Facebook, o Twitter e os nove sites de ofertas diárias que você agora inscreveu também preenchem sua caixa de entrada com atualizações.
Então, da próxima vez que você jogar lixo em meia dúzia de e-mails sem nem mesmo abri-los, tome nota do que está excluindo. Se você descartar e-mails da mesma fonte três vezes sem abri-los, é hora de cancelar a inscrição. Sua caixa de entrada agradecerá.
Consolidar, consolidar, consolidar
Cada vez mais, as pessoas estão tendo que lidar com várias caixas de entrada. Seu endereço de trabalho, seu endereço .edu, seu primeiro nome [email protected], talvez até mesmo aquela conta antiga do Hotmail que seus amigos do ensino médio parecem não conseguir remover de seus catálogos de endereços.
Na maioria dos casos, você precisará manter seus e-mails pessoais e de trabalho separados, mas, se tiver flexibilidade, a consolidação de vários endereços de e-mail fornecerá menos locais para você fazer login e gerenciar. Uma opção é descontinuar seus endereços mais antigos, mas você também pode optar por encaminhar um endereço de e-mail para outro. Assim, você terá cobertura independentemente de para onde as pessoas enviam seus e-mails, mas ainda assim poderá manter tudo arquivado no mesmo lugar.
Faça sua caixa de entrada fazer o trabalho
Um dos meus recursos favoritos do Gmail é o filtro automático: você treina sua caixa de entrada para saber para onde enviar um e-mail e como rotulá-lo. Qualquer coisa da minha mãe é arquivada como “Família”, e as coisas enviadas para a minha lista de e-mail do grupo de amigos da faculdade também são rotuladas de acordo. Dessa forma, quando procuro algo mais tarde, é sempre fácil encontrá-lo.
Você também pode usar o Gmail para ter alguns e-mails pulando sua caixa de entrada automaticamente. Por exemplo, se você pagar automaticamente sua fatura de cabo, como eu, você pode arquivá-lo automaticamente e adicionar o marcador "Financeiro". Você nunca precisa vê-lo, mas, se precisar, saberá onde encontrar isto.
Plano para "mais tarde"
Você conhece aqueles e-mails que você sabe que não vai conseguir até mais tarde, mas tem medo de esquecer? Existe agora um plugin chamado Boomerang (atualmente disponível para o Gmail e o Outlook) que é perfeito para lidar com eles. Você pode programar um e-mail para desaparecer e voltar mais tarde, quando estiver pronto para lidar com isso, deixando sua caixa de entrada mais clara até então.
O Boomerang também tem alguns outros bônus (que mudam a vida). Ele permite que você agende um e-mail para ser enviado mais tarde e também permite que você configure e-mails recorrentes. Você também pode fazer com que o Boomerang lhe dê um lembrete se alguém não responder a você. Por exemplo, quando eu enviar um e-mail para Julie na segunda-feira sobre um relatório que eu preciso para sexta-feira, posso pedir à Boomerang que retorne ao topo da minha caixa de entrada às 10h30 da quinta-feira caso ela ainda não tenha respondido. E se ela responde, Boomerang sabe não trazer o e-mail de volta na quinta-feira. Brilhante, certo?
Pronto para começar? Arranje algum tempo esta semana para revisar sua caixa de entrada. Pode levar algumas horas, mas eu prometo, o tempo (e o estresse) que você economiza a longo prazo fará todo o esforço valer a pena.
