O fato de você usar ou não a conta de e-mail da sua empresa para enviar e-mails pessoais depende principalmente da empresa. Cabe ao seu empregador estabelecer políticas e diretrizes que governam o uso de seus recursos de rede. Os empregadores devem ter funcionários que leiam e concordem com uma Política de Uso Aceitável (AUP) que defina o que é permitido e o que não é permitido antes de conceder acesso a recursos da rede.
Que tal usar sua conta de e-mail pessoal para realizar negócios?
Mais uma vez, a resposta é que provavelmente não é sensato. Sua conta de e-mail pessoal tem as mesmas regras de senha rígidas que a conta de e-mail da sua empresa? As comunicações entre o seu computador e os servidores do provedor de e-mail pessoal são protegidos ou criptografados de alguma forma? Se você enviar informações confidenciais ou confidenciais, elas poderão ser interceptadas ou uma cópia será armazenada em cache ou armazenada nos servidores de e-mail?
Além dessas perguntas, se sua empresa se enquadra em mandatos de conformidade, como Sarbanes-Oxley (SOX), há requisitos relativos à proteção e retenção de comunicações por e-mail relacionadas à empresa. Se você trabalha para uma agência governamental, há uma boa chance de que suas comunicações estejam sujeitas a algum tipo de regras de Liberdade de Informação. Em ambos os casos, o envio de informações oficiais em sua conta pessoal o colocaria fora dos controles estabelecidos para proteger e reter as comunicações por email. Fazer isso não é apenas uma violação de conformidade, mas também dá a aparência de uma tentativa intencional e intencional de contornar o sistema e ocultar ocultamente suas comunicações.
Não há melhor ilustração de por que misturar e-mail pessoal com e-mail de trabalho é uma idéia terrível do que a de Hillary Clinton usar um servidor de e-mail privado durante seu tempo como Secretário de Estado. Este foi um dos casos mais públicos de porque você não deveria fazer algo assim. Não só isso vai contra a política do governo. Não é apenas uma boa ideia, porque as contas de e-mail pessoais normalmente não têm nem perto do número de salvaguardas técnicas que os sistemas governamentais fazem. Não que os sistemas governamentais sejam perfeitos, mas eles são tipicamente configurados de maneira a tentar minimizar as ameaças à segurança.
Do outro lado do corredor, uma vez a vice-presidente republicana Sarah Palin, ex-governadora do Alasca, aprendeu da maneira mais difícil que as contas de e-mail pessoais não oferecem o mesmo nível de segurança do sistema de e-mail do governo do Alasca. Um grupo que se chamava "anônimo" conseguiu invadir suas contas de e-mail pessoais do Yahoo. 'Anonymous' fez um punhado das mensagens de e-mail públicas, mais ou menos para provar que elas haviam invadido a conta. Alguns dos títulos e destinatários das mensagens parecem apoiar os rumores de que ela pode ter usado seu e-mail pessoal especificamente para manter o assunto eticamente questionado fora do sistema de e-mail do governo do Alasca e fora de quaisquer requisitos de Liberdade de Informação.
Certifique-se de seguir as boas práticas ao criar senhas, mesmo para suas contas pessoais. Proteja as senhas ou não, use o bom senso e siga as regras ao decidir se mistura e-mails pessoais e comerciais.
Alguns outros ótimos recursos sobre segurança de email incluem o seguinte:
- Os perigos de mensagens de resposta automática de ausência temporária
- Por que você precisa de uma conta de e-mail descartável?
Nota do Editor: Este artigo legado foi atualizado por Andy O'Donnell
