As redes sociais continuam ganhando popularidade nos dias de hoje, mas ainda assim, os e-mails são a opção mais definitiva para mensagens, superando facilmente todas as outras formas de comunicação eletrônica, mesmo neste mundo moderno repleto de aplicativos. A administração de emails pode parecer uma função cara, especialmente para empresas de pequeno e médio porte, e vários administradores estão procurando soluções econômicas para o mesmo.
Muitas empresas acham difícil executar seus próprios servidores de e-mail devido aos esforços incessantes dos spammers para enviar spam de saída e receber spam maciço por meio de seus servidores de e-mail. Como a maioria das empresas que enfrentam esses problemas é pequena ou de médio porte, muitas vezes não têm soluções técnicas internas para configurar e executar adequadamente um servidor de e-mail e gerenciar essas ameaças. É por isso que várias empresas terceirizam suas necessidades para prestadores de serviços externos a um custo significativo.
No entanto, não é apenas sobre o custo sozinho; terceirizar esses requisitos pode não parecer um assunto caro, mas também traz riscos ocultos.
4 Riscos de terceirização de servidores de email
- O negócio perde o controle de sua própria segurança de correio. A empresa de terceirização gerencia autenticação e criptografia baseadas em servidor, o que pode exigir criptografia adicional para comunicação sensível, mas não está mais nas mãos do proprietário da empresa.
- Os termos e condições da empresa de terceirização, às vezes, podem permitir que ela escaneie o conteúdo do e-mail para ajudar a direcionar a publicidade, colocando assim riscos ainda maiores de confidencialidade e privacidade.
- O compartilhamento do servidor de e-mail com outras empresas pode causar problemas de entrega quando uma pessoa na outra empresa envia mensagens de spam por meio desse servidor de e-mail. Isso pode aumentar o risco se a empresa de terceirização não conseguir detectar o spam e bloqueá-lo.
- O maior obstáculo é que outra empresa possa visualizar todo o conteúdo da mensagem. Às vezes, o conteúdo da mensagem pode ser armazenado nos servidores da empresa de terceirização indefinidamente. Essas desvantagens são significativas.
Para pequenas empresas que exigem sistemas de e-mail confidenciais e confiáveis, pode ser uma decisão difícil decidir se terceirizar ou não. É possível que as pequenas empresas executem um servidor de e-mail com filtro de spam e seguro seguindo essas diretrizes.
Selecione um bom ISP ou provedor de hospedagem
Ao escolher um ISP, certifique-se de que ele seja capaz de lidar com problemas de abuso e spam. Se você está gerenciando seu próprio servidor de e-mail, é altamente crucial que seu ISP não permita que o abuso e o spam prosperem em sua rede. Para garantir que o provedor de hospedagem ou ISP esteja gerenciando corretamente esses problemas em sua rede, existem muitos recursos para verificar a reputação de seus domínios e IPs.
Rejeite o spam de entrada o máximo possível
Existem muitos bancos de dados de domínio e endereços IP que podem reduzir o volume de entrada de spam que chega às caixas de correio sem bloquear e-mails legítimos. Esses bancos de dados podem ser usados livremente se o volume de e-mails não for muito alto. No entanto, é vital usá-los corretamente.
Colocar uma parada no spam de saída
A emissão de spam ocorre principalmente por causa de uma unidade ou pessoa na empresa que deseja enviar spam ou um problema de segurança que permite que outras pessoas enviem spam usando seu endereço IP.
Não há solução técnica para o primeiro caso, embora todos os funcionários de marketing devam saber que todos os IDs de e-mails usados para envio em massa devem ter sido particularmente solicitados para receber e-mails sobre produtos por um processo de aceitação confirmado.
O segundo caso é mais comum. A maior parte do spam se deve a problemas de segurança que pertencem a uma dessas categorias: malware contra vírus e trojans, retransmissão aberta, contas comprometidas e servidores da Web comprometidos. Esses problemas devem ser abordados adequadamente para evitar problemas de spam.
Monitoramento de Log
Gaste algum tempo ou estabeleça mecanismos automáticos com base nas contagens de e-mail para monitorar seu servidor de e-mail. Detectar um problema e implementar medidas corretivas assim que possível antes que a reputação do domínio ou endereço IP comece a se deteriorar pode, na verdade, diminuir o impacto da incidente no fluxo de correspondência regular.
Um servidor de correio interno é certamente uma opção mais viável para pequenas empresas. Se os problemas de confidencialidade ou privacidade devem ser seriamente investigados, então é preciso optar por seu próprio servidor de e-mail. Se os pontos acima mencionados forem levados em consideração, não será difícil executar seu próprio servidor de e-mail, mas é sempre mais fácil falar do que fazer.
Uma solução ideal seria encontrar um provedor de hospedagem de e-mail confiável, que garanta 100% de confidencialidade, confiabilidade e, ao mesmo tempo, evite que você administre seu próprio servidor de e-mail.
