Decidir qual pacote de EDMS é adequado para o trabalho que você faz é a chave para implementar com sucesso os procedimentos de gerenciamento de documentos em seu escritório. Vamos dar uma olhada nos cinco maiores pacotes e pesar seus prós e contras antes de comprar.
Colaboração do Vault
O Autodesk Vault Collaboration vem em dois tipos: Vault for AEC e Vault for Manufacturing. Dependendo do tipo de trabalho que você faz, um deles definitivamente fornecerá todas as ferramentas de EDMS que você precisará. Como o Vault é um produto da Autodesk, você pode ter certeza de que eles estão totalmente desenvolvidos e totalmente integrados ao software de projeto Autodesk apropriado. Cada programa estendeu a funcionalidade se você estiver usando verticais do AutoCAD como seu pacote de design principal. Isso não significa que o Vault está limitado a trabalhar com esses programas, não é. O Vault também se integra com o MicroStation e com toda a linha de produtos Microsoft Office, mas sua verdadeira força está em quão bem ele se liga aos vários pacotes de design da Autodesk.
Minha equipe trabalha no campo Infrastructure e Civil 3D é nosso principal software de design. Com isso em mente, estamos transferindo toda a nossa empresa do Meridian para a Vault AEC Collaboration, devido aos benefícios adicionais que ela nos proporciona no compartilhamento de dados entre os arquivos que nenhum outro software de EDMS pode oferecer. Como o Civil 3D cria todas as informações de design (alinhamentos, superfícies, etc.) em um único desenho, você precisa criar manualmente uma referência de dados para permitir que os usuários compartilhem esses dados entre os arquivos. O Vault AEC tem essa funcionalidade já embutida: quando você fecha um arquivo dentro do Civil 3D, o Vault intervém e pergunta se você deseja compartilhar essas informações de projeto com todos os outros desenhos no projeto do Vault. Um clique de um botão e o que antes era um processo manual confuso é feito de maneira consistente e eficiente.
Há dezenas de outras integrações entre os produtos Vault e AutoCAD, como a vinculação automática ao Sheet Set Manager para que você possa gerar conjuntos de desenhos inteiros em uma única etapa e ter seus blocos de títulos e folhas de rosto atualizados automaticamente quando você altera as propriedades do projeto e adiciona ou exclui arquivos. O Vault é um pacote de EDMS muito poderoso e personalizável e recebe minha mais alta recomendação para quem usa produtos da Autodesk regularmente.
Integração Meridiana
O Meridian Integration é um pacote EDMS muito poderoso que possui algumas das mais avançadas funções de integração disponíveis no mercado. O Meridian trabalha com praticamente qualquer pacote de software importante que você tenha em seu sistema e possui uma interface altamente desenvolvida com todos os principais sistemas CAD existentes. Embora não se concentre em nenhum setor específico de AEC, o Meridian tem controles genéricos muito bons para integração com seus pacotes padrão de AutoCAD, MicroStation e outros rascunhos. Para ir além disso, o Meridian deixou aberta uma interface de usuário programável que você pode usar para personalizar o programa para acessar praticamente qualquer função dentro desses sistemas CAD.
Essa escalabilidade é um dos pontos fortes do Meridian; você pode realmente adaptar o programa ao seu próprio processo de workflow com apenas um pouco de programação. Se você não tem um programador na equipe, a maioria dos revendedores oferece personalização a preços razoáveis. Usamos esse programa em nossa posição atual por quase uma década e conseguimos reunir alguns recursos que economizam tempo com investimento mínimo. A realocação do projeto, a plotagem em lote, as assinaturas eletrônicas e meia dúzia de outras personalizações nos pouparam milhares de horas faturáveis.
A capacidade do Meridian de rastrear alterações em um arquivo, criar backups e revisões com um único clique e visualizar e red-line arquivos sem precisar abrir o desenho real são ferramentas fantásticas. No entanto, vou avisá-lo de que é um sistema complexo e que há uma curva de aprendizado definida para que os usuários se sintam à vontade com ele. O Meridian é muito focado no Autodesk Inventor, mas é tão configurável que adaptá-lo a diferentes indústrias não é problema algum. Ao trabalhar com o Inventor, no entanto, ele faz um trabalho maravilhoso ao criar catálogos de peças, rastrear revisões de componentes e construir arquivos de visualização. Se o Inventor for seu programa de design principal, então o Meridian é definitivamente o pacote para você.
Adepto
O adepto da Synergis Software é um Software de Gerenciamento de Documentos de Engenharia com todos os recursos que possui todos os principais procedimentos padrão que você provavelmente encontrará em qualquer sistema avançado de EDMS. Ele permite a configuração completa de metadados de campos personalizados, o check-in / out dos documentos pelos usuários, o controle de versão e as trilhas de auditoria para acompanhar quem fez o quê e quando, para todos os seus arquivos.
A Adept se concentra fortemente na indústria de manufatura e na integração com programas como Inventor e SolidWorks, o que significa que a Adept tem a capacidade de se vincular diretamente a itens de desenho como atributos e nomes de blocos para gerar partes e listas de materiais automaticamente. O Adept também possui um cliente integrado que roda dentro de qualquer software AutoCAD para dar aos usuários acesso direto às estruturas de arquivos do projeto, sem a necessidade de deixar o AutoCAD. Da mesma forma, o Adept tem integração idêntica na linha de produtos MicroStation da Bentley.
Por se concentrar tanto na fabricação, a integração da Adept com o SolidWorks dos sistemas Dassault é um dos seus componentes mais fortes. Os usuários podem acessar peças e montagens, executar consultas de status sobre eles, até pesquisar em várias revisões e atualizar automaticamente os componentes de seu design através do Painel de Tarefas Adept, que é executado inteiramente dentro do SolidWorks.Através desse painel, você pode navegar para qualquer peça ou montagem e passar o mouse sobre ele para obter dicas de ferramentas que exibem o status atual de cada peça. Você também pode clicar com o botão direito do mouse em qualquer arquivo no banco de dados para abri-lo / editá-lo sem precisar deixar o arquivo aberto. Isso é uma grande economia de tempo: você pode modificar partes do seu design rapidamente e ver imediatamente essas alterações refletidas em seus planos gerais sem precisar fechar um arquivo.
O único ponto negativo do Adept é também o seu maior positivo: é realmente destinado à indústria de manufatura. Se esse é o seu mundo, então o Adept pode ser o EDMS certo para você. Se você trabalha principalmente em qualquer outro setor de AEC, você pode querer evitar esse pacote e procurar algo mais adequado ao que você faz.
AutoEDMS
AutoEDMS da ACS Software é um Software de Gerenciamento de Documentos de Engenharia que pode atrair empresas menores. O AutoEDMS tem os controles de vinculação padrão de check-in / out, fluxo de trabalho, revisão e bloco de título que você espera ver em qualquer pacote de EDMS, mas além disso, ele mantém as coisas bastante simples. O AutoEDMS não possui os dados e as peças avançadas que vinculam muitos dos seus concorrentes, nem as ferramentas de personalização e integração de alto nível dos programas maiores. Isso não é necessariamente uma coisa ruim. Às vezes, uma interface mais simples é tudo de que você precisa. Então, por que comprar um programa que oferece mais do que você jamais usará?
O AutoEDMS é mais um sistema genérico de gerenciamento de documentos, permitindo o controle básico de um banco de dados central para armazenar e manipular seus arquivos, em vez de se concentrar em pacotes de design específicos do setor. Ele se integra ao AutoCAD, MicroStation, SolidWorks e outros produtos semelhantes, mas não oferece a vinculação de dados totalmente estendida que outros pacotes de EDMS fazem.
Se você deseja entrar em um EDMS pela primeira vez, essa pode ser uma boa escolha para você. A interface mais simples deixará sua equipe confortável com os conceitos básicos de gerenciamento de documentos sem confundir o assunto com dezenas de funções avançadas que talvez você nunca precise. Comece com um software menor, como este, e dê a si mesmo e à sua equipe tempo para se sentir confortável em um ambiente de EDMS antes de passar para um pacote mais robusto e especializado em seu setor.
Central de controle
O Content Central da Ademero é mais um pacote de gerenciamento de documentos simples do que um sistema de EDMS, mas como ele permite que você armazene e acesse qualquer tipo de arquivo usando seu programa nativo, decidi incluí-lo aqui. O Content Central é um sistema de gerenciamento de arquivos estendido que permite manter todo e qualquer arquivo dentro de uma estrutura de pastas de projeto definida e atribuir informações estendidas a todos os arquivos dentro dessa estrutura. Possui recursos padrão de check-in / out e possui ferramentas para nomeação e indexação automática de arquivos.
Ao contrário da maioria dos outros pacotes de EDMS, o Control Central também possui funcionalidades internas para digitalizar documentos e usar recursos de reconhecimento automático para determinar o que são e para onde vão no seu projeto. Isso pode ser um recurso muito bom para lidar com faturas e contratos de consultores e clientes. Este programa também tem um sistema muito bom para monitorar aprovações e para compartilhar / colaborar em arquivos com outros usuários.
Do ponto de vista de engenharia, este pacote é um pouco limitado. Ele não tem a integração que você pode desejar com seu pacote de design e não tem um plug-in simples para acessar o banco de dados de outro software. A maior parte de seu gerenciamento de arquivos deve ser feita diretamente através do cliente Control Central, que apenas inicia seus arquivos no programa que os criou quando você clica duas vezes neles. Este software parece mais focado em um modelo genérico de gerenciamento de escritório do que em um de engenharia, mas possui recursos interessantes que podem ser adotados para uma empresa pequena e de porte médio.
