Uma caixa de correio compartilhada permite que seus clientes, fornecedores e outras pessoas enviem e-mails para um endereço central, onde todos em uma equipe possam ver e responder a essas mensagens.
O que é uma caixa de correio compartilhada do Office?
Uma das maneiras mais eficientes de compartilhar mensagens de email com um grupo de pessoas é configurar uma caixa de correio compartilhada do Office 365. Com uma caixa de correio compartilhada, cada pessoa atribuída à caixa de correio tem acesso completo às mensagens. Eles podem ler e-mails recebidos, responder a mensagens, encaminhar mensagens e ver como outras pessoas responderam ao e-mail recebido.
Quando um membro da equipe responde a uma mensagem de email da caixa de correio compartilhada, o email é enviado do endereço da caixa de correio compartilhada, não do endereço de email do indivíduo. O destinatário do email só vê o endereço da caixa de correio compartilhada. Isso mantém o endereço de e-mail individual de seus funcionários confidencial e dá à sua empresa uma aparência profissional.
Sua organização pode criar quantas caixas de correio compartilhadas forem necessárias. Caixas de correio compartilhadas não possuem nomes de usuário ou senhas. A caixa de correio compartilhada não exige uma licença do Office 365, mas cada usuário atribuído à caixa de correio deve ter uma assinatura do Office 365.
Por que usar uma caixa de correio compartilhada do Office?
Atendimento ao cliente, recursos humanos ou departamentos de marketing que desejam que as mensagens de e-mail recebidas sejam respondidas pelo próximo membro da equipe disponível são bons exemplos de um uso efetivo de uma caixa de correio compartilhada. Cada pessoa atribuída à caixa de correio compartilhada pode ver e responder a todas as mensagens nessa caixa de correio.
Trabalhar com uma caixa de correio compartilhada do Office 365 não é apenas sobre email. Trata-se de ajudar as pessoas da sua organização a trabalharem juntas com mais eficiência. Juntamente com a caixa de correio compartilhada, suas equipes terão acesso a uma lista de contatos compartilhada e a um calendário compartilhado. Com uma lista de contatos compartilhada, todos no grupo têm acesso a endereços de e-mail importantes. Com o calendário compartilhado, os membros do grupo podem inserir seus compromissos em um local central que todos no grupo possam ver.
Configurar uma caixa de correio compartilhada
As caixas de correio compartilhadas do Office 365 só podem ser configuradas pelo administrador da sua assinatura do Office.
Siga estas instruções para configurar uma caixa de correio compartilhada:
- Entre no centro de administração do Office 365 usando sua conta de administrador.
- Selecione Grupos> Caixas de correio compartilhadas.
- Selecione Adicionar uma caixa de correio.
- Na página Adicionar uma caixa de correio, digite um nome para a caixa de correio compartilhada no campo Nome. Um alias de caixa de correio é criado automaticamente no campo E-mail, mas você pode alterá-lo para algo diferente. Depois de nomear a caixa de correio compartilhada, selecione Adicionar para criar a caixa de correio.
- Em Próximas etapas, selecione Adicionar membros a esta caixa de correio.
- Na página de membros da Caixa de Correio Compartilhada, selecione Adicionar membros.
- Coloque uma marca de seleção ao lado das pessoas que terão acesso à caixa de correio compartilhada. Se você não vir o nome de uma pessoa na lista, digite o nome dela na caixa Pesquisar. Quando terminar, selecione Salve .
Salvar e-mail enviado para a caixa de correio compartilhada
Quando alguém envia uma mensagem de email da caixa de correio compartilhada, uma cópia dessa mensagem é salva na pasta Itens enviados, não na caixa de correio compartilhada. Se você quiser que esses emails sejam salvos na caixa de correio compartilhada, edite as configurações da caixa de correio compartilhada.
Veja como salvar mensagens de email enviadas para a caixa de correio compartilhada:
- Selecione Grupos> Caixas de correio compartilhadas.
- Selecione a caixa de correio compartilhada.
- Selecione Editar ao lado da configuração Itens enviados.
- Na página Itens enviados, mova o controle deslizante para a posição Ativado para Copiar itens enviados como esta caixa postal e Copiar itens enviados em nome desta caixa de correio. Quando terminar, selecione Salve .
Use a caixa de correio compartilhada no Outlook 2016, Outlook 2013 e Outlook 2010
Depois que o administrador de sua organização configurar a caixa de correio compartilhada, seus usuários não precisarão fazer nada para exibir a caixa de correio compartilhada na versão para desktop do Outlook. A caixa de correio compartilhada será exibida automaticamente no painel Pasta.
Para enviar um email da caixa de correio compartilhada:
- Abra o Outlook.
- Selecione Novo Email para criar uma nova mensagem.
- Selecione De e escolha a caixa de correio compartilhada.
- Digite sua mensagem e selecione Mandar.
Acessar a caixa de correio compartilhada no Outlook na Web
Se você quiser trabalhar com a caixa de correio compartilhada em um navegador da Web, precisará adicioná-la manualmente.
Para adicionar a caixa de correio compartilhada à versão online do Outlook:
- Entre na sua conta do Office 365 e selecione o Outlook aplicativo.
- No painel de navegação, clique com o botão direito do mouse no nome da caixa de correio e selecione Adicionar pasta compartilhada.
- No Adicionar pasta compartilhada caixa de diálogo, digite o endereço de e-mail da caixa de correio compartilhada e selecione Adicionar.
Caixas de Correio Compartilhadas e o Outlook Mobile App
Caixas de correio compartilhadas não aparecem no aplicativo móvel do Outlook. Isso significa que, se você quiser acessar uma caixa de correio compartilhada do seu smartphone, precisará abrir um navegador e usar o Outlook na Web.
Você notará uma pequena diferença em como você trabalha com sua conta de e-mail individual no Outlook e com a caixa de correio compartilhada. Com a caixa de correio compartilhada, você e os membros de sua equipe trabalharão melhor juntos para responder emails de seus clientes, fornecedores, fornecedores e outros.
