As audioconferências trazem muitos benefícios para reuniões de negócios e sociais, mas elas vêm com seu próprio conjunto de problemas comuns. Deixar de abordá-los pode significar a diferença entre uma reunião profissional, eficiente e eficaz e uma teleconferência mal compreendida do pobre homem que não atinge seus objetivos. Aqui estão sete problemas comuns e como corrigi-los.
1. ruído de fundo
Este é qualquer ruído que vem de um participante além de sua voz, como chocalhar cadeiras, conversas de fundo, ruídos de máquinas, farfalhar de papel, etc. Você recebe esses ruídos principalmente com participantes que usam VoIP (voz sobre protocolo de internet) porque o telefone tradicional O aparelho tem microfones dedicados e de curto alcance, enquanto o VoIP funciona com um microfone de dispositivo que é mais sensato. Um exemplo é o sistema de matriz de microfone em laptops. Algumas pessoas participam de conferências usando seus dispositivos sem usar as mãos.
A única maneira de remediar esta situação é conscientizar os participantes sobre os distúrbios que estão causando, o que é melhor feito através da comunicação antes da teleconferência. Por exemplo, como organizador, você pode circular um e-mail sobre etiqueta de chamada de conferência antes da sessão.
2. Eco
O eco pode fazer parte do ruído de fundo, mas é mais técnico do que isso. Alguém que participa da teleconferência pode ter problemas com o telefone - talvez ele não tenha cancelamento de eco, por exemplo. (Leia mais sobre como parar de produzir eco.)
Alguém com eco normalmente é solicitado a desligar. Então, novamente, a conscientização proativa de quaisquer problemas técnicos com os telefones e outros equipamentos usados em uma teleconferência é importante.
3. Falta de Gerenciamento de Presença
Em uma audioconferência, você usa apenas um dos seus sentidos: sua audição. Você não verá pessoas com quem está falando ou ouvindo. A menos que você acompanhe cada entrada e saída em sua conferência telefônica, você pode não estar ciente da presença em seu público, uma vez no centro da conferência.
Este problema permanece sem uma solução definitiva até agora. A primeira ferramenta que oferece qualquer tipo de gerenciamento de presenças é o UberConference, que permite ver quem está falando, quem está aqui, quem não está, e assim por diante. Várias dessas ferramentas surgiram recentemente, algumas com interfaces visuais interessantes representando participantes com ícones. A melhor maneira de administrar a presença dos participantes ainda pode ser a simples etiqueta: Peça a cada pessoa que anuncie suas idas e vindas por uma questão de cortesia.
4. Música em espera
As pessoas normalmente preparam a interface de seus telefones para uso individual, mas nunca para teleconferências. Embora possa ser bom para alguém que foi colocado em espera para ouvir música, será um incômodo em uma chamada de conferência. Alguns participantes podem colocar a conferência em espera enquanto participam de alguma outra chamada ou tarefa, por exemplo, adicionando inadvertidamente um ambiente rítmico à conferência. Aqui, novamente, vale a pena uma campanha preliminar de conscientização ética.
5. Falta de Liderança
Em alguns casos, se um grupo não tiver um líder, o caos o levará. Isso é especialmente provável em uma configuração de conferência. Uma pessoa deve dirigir a discussão para garantir que todos tenham tempo suficiente para falar e atenção necessária, e colocar as coisas de volta nos trilhos, caso haja conflitos extraviados ou francos.
6. Materiais e documentos de má gestão
Muitas conferências referem-se a documentos, materiais e ferramentas. A disseminação incorreta dessas informações faz com que alguns participantes fiquem no escuro em certos pontos, causando desinteresse. Tome cuidado, então, para divulgar as informações e documentos relevantes a todos os participantes, bem antes do início da conferência.
Outra maneira, melhor, é usar ferramentas de colaboração on-line, o que permite a interação com esses materiais.
7. Má qualidade da chamada
Isso acontece frequentemente com o serviço VoIP, que depende de vários fatores que incluem largura de banda, codecs, telefones e outros dispositivos. Não há muito o que fazer se você for o líder ou organizador da conferência. O participante que sofre de baixa qualidade de voz deve abordar problemas técnicos do lado deles.
