Você coletou todas as informações necessárias, reuniu-as em um e-mail cuidadosamente elaborado e fácil de ler, adicionou uma boa saudação, um assunto atraente e alguns anexos de apoio e os enviou a um grupo de pessoas.
Nenhuma resposta é necessária, é claro, mas sua mente questionadora ainda quer saber - todos eles receberam o e-mail que vocês compuseram tão diligentemente?
Enviando solicitações de recibo de leitura com seu e-mail
Se você usa um dos aplicativos de e-mail, como o Microsoft Office Outlook ou o Mozilla Thunderbird, que suporta recibos de leitura, pode anexar uma solicitação de confirmação de leitura ao seu e-mail. Você seleciona a opção antes de enviar a mensagem. Cada destinatário que recebe a mensagem é apresentado com uma oportunidade para confirmar o recebimento do email.
A solicitação de confirmação de leitura não garante que você receba uma resposta. Nem todos os serviços de e-mail suportam o uso de recibos de leitura, e a opção pode ser desativada como o final do destinatário daqueles que o fazem. Alguns destinatários podem não querer reconhecer que receberam seu e-mail porque não estão prontos para lidar com o que ele contém.
Normalmente, os recibos de leitura funcionam melhor em uma empresa em que todos usam o mesmo serviço de e-mail.
Solicitando Confirmação
Se você já leu recibos de leitura no passado com resultados abaixo do esperado ou se você usa um serviço de e-mail que não os suporta, não faz mal pedir uma confirmação. Adicione uma linha ao seu e-mail como "Nosso prazo é curto. Confirme o recebimento deste e-mail" ou "Envie uma resposta breve para que todos tenham recebido essa informação". Você tem a mesma probabilidade de receber um reconhecimento do que o uso de recibos de leitura.
No outro extremo: deixe que os remetentes saibam que você recebeu seu e-mail
Suponha que você esteja no recebimento de um email. Se incluir uma solicitação de recibo de leitura e seu serviço for compatível ou se o remetente solicitar que você responda no e-mail, confirme o recebimento do e-mail.
Quanto ao resto do e-mail que você recebe, não há necessidade de confirmar o recebimento de todos os e-mails, mas se um deles é importante ou relacionado a negócios, uma resposta simples é considerada. Às vezes, os e-mails são perdidos ou são vítimas de filtros de spam excessivos. Envie uma nota rápida de volta, possivelmente na forma de um agradecimento informal, para acusar o recebimento do e-mail, mesmo que nenhuma resposta seja necessária de outra forma.
Mesmo que você pretenda responder mais tarde, um e-mail que confirme o recebimento e avise o remetente quando você voltar a ele será bem-vindo pela maioria dos remetentes.
