45 dicas de produtividade para pessoas extremamente ocupadas - a musa

Você corre de reunião para reunião. Sua caixa de entrada está cheia para as vigas (e você está aqui até aqui). Você gasta horas e horas trabalhando todos os dias e ainda não se sente como se tivesse afetado sua lista de tarefas.

Nós entendemos. Nós estivemos lá. E sabemos que simplesmente não haverá horas suficientes no dia. Então, compilamos uma lista das dicas de produtividade que ajudam a aproveitar ao máximo o tempo que temos.

Desde o planejamento do ataque do dia até o envio de e-mails para lidar com as distrações que sempre aparecem, ajudamos você a fazer tudo da maneira mais eficiente possível para que você finalmente tenha tempo para outras coisas (por exemplo, você sabe, dormir).

Planejando seus To-Dos

Não subestime o número de coisas que você pode fazer em um dia. Em vez de criar uma lista enorme de tarefas (e sentir-se frustrado quando você não terminar), tente nossa lista de tarefas 1-3-5: Planeje uma tarefa grande, três tarefas de tamanho médio e cinco tarefas de tamanho médio. pequenas tarefas feitas todos os dias.
“Se eu já terminei alguma coisa, anotei e verifiquei a lista. É sempre bom ver algo ser feito. ” Michael Peggs, @michaelpeggs
Tente anexar emoções às suas tarefas: Lembrar-se de que terminar um cliente grande fará com que você se sinta "triunfante" ou encerrar o retorno de impostos que lhe dará "alívio em massa" pode ser o impulso necessário para superá-lo.
Nunca coloque um projeto enorme como apenas uma tarefa na sua lista. Em vez disso, divida-o nas tarefas menores para ajudá-lo a permanecer no caminho certo ao atingir sua meta final.
“Graças ao Evernote, meu sistema organizacional transformou-se de um mascote desajeitado de páginas de notebook, notas adesivas e arquivos de edição de texto em um sistema Evernote fortemente integrado e integrado que é sincronizado em meu laptop, celular e tablet. De anotações de clientes a rascunhos de blogs e scripts de fala, está tudo lá. ” Michael Terrell, @michaelterrell
Ao pensar em todas as coisas que você precisa fazer - tanto no trabalho quanto na vida - considere quais tarefas você pode remover do seu prato terceirizando-as.
Obter o que você gosta de fazer menos primeiro. Isso vai encorajá-lo a fazê-lo mais rápido para que você possa chegar às tarefas que você gosta mais, fazendo o resto do seu dia um pouco melhor.
Conclua uma tarefa significativa antes do almoço. Ao obter uma grande coisa fora do caminho cedo, você pode fazer uma pausa para o almoço revigorante e começar a tarde fresca, sem sentir pânico com aquela enorme lista de tarefas em sua lista.
“Todos os domingos, faço uma lista do que preciso fazer naquela semana. Eu bloqueio um dia para fazer os itens. Salvei os últimos 30 minutos de cada dia de trabalho para criar um plano para o dia seguinte com três tarefas prioritárias. Eu também uso os últimos 30 minutos para fechar as tarefas e verificar o e-mail. Isso torna as manhãs muito mais fáceis! ” Anna Runyan, @classycareer
Existem muitos sistemas de gerenciamento de tarefas por aí, então, em última análise, é sobre encontrar o que funciona para você e se ater a ele. Experimentar constantemente novos sistemas será um desperdício de tempo a longo prazo, por isso passe um mês experimentando e depois se comprometa. Dica: Seu sistema definitivo pode ser uma combinação de vários!

Lidando com o email

Apenas verifique o e-mail em horários específicos durante o dia e tente limitá-lo apenas a 4 a 5 vezes por dia. Se você não tem quase esse autocontrole, use uma ferramenta como a Pausa da caixa de entrada para impedir que os e-mails sejam exibidos na sua caixa de entrada até que você esteja pronto para eles.
Se os e-mails realmente o incomodarem, experimente o sistema do Time Management Ninja para verificar apenas duas vezes por dia.
Precisa responder e-mails com pressa? Adicione a assinatura superficial “Enviado do meu iPhone” na parte inferior da página, mesmo que você esteja enviando e-mails do seu computador. Embora você não deva fazer isso o tempo todo, é uma maneira rápida de obter respostas de uma frase sem que as pessoas pensem que você está sendo rude.
Aproxime-se dos seus e-mails em termos de quanto tempo levará para responder a eles. Se levar menos de três minutos para responder, basta fazer agora. Se for preciso mais do que isso, reserve. E então, quando você tem uma grande quantidade de tempo, enfrente os primeiros.
Quanto mais rápido você responder, mais curta será a sua resposta e menos tempo terá que desperdiçar com as explicações de “Desculpe pela resposta demorada”. Então, se você não puder responder a um e-mail dentro de 48 horas, pelo menos responda com um rápido "Vou falar com isso em breve!"
Uma vez por trimestre, limpe e arquive todas as mensagens com mais de dois a três meses. (Sério, respondê-las neste momento seria simplesmente embaraçoso.) À medida que os e-mails com os quais você está inscrito rolar para sua caixa de entrada, tome uma decisão instantânea sobre se os lê realmente ou se deve cancelar a inscrição.
“Evite checar o e-mail logo de manhã. É muito fácil se desviar, respondendo às mensagens. Eu acho que quando eu espero até ter completado alguns dos itens prioritários na minha lista de tarefas, posso dar mais atenção aos e-mails, e também sinto que realizei meu trabalho também. ” Hannah Morgan, @careersherpa
Use respostas prontas para evitar digitar as mesmas coisas repetidas vezes. Para qualquer email que você enviar regularmente - ou mesmo apenas parte de um email, como o parágrafo de pós-atendimento - crie uma resposta automática que você poderá inserir sempre que precisar. Nunca ouvi falar de respostas prontas? Saiba mais aqui
Configure filtros automáticos para retirar imediatamente os emails da sua caixa de entrada e colocá-los na pasta correta. (Esta é uma ótima opção para coisas como boletins informativos aos quais você deseja voltar em seu próprio tempo.)
Use o Boomerang para retirar e-mails da sua caixa de entrada até que esteja pronto para lidar com eles. Isto é útil por duas razões: primeiro, ele deixa a mensagem fora de vista e fora de mente, dando-lhe espaço para pensar em outras coisas. Em segundo lugar, ele lembra automaticamente o e-mail mais tarde, dando a você menos uma tarefa para se preocupar com o rastreamento por conta própria.
Quer receber menos emails na sua caixa de entrada? Tente criar uma resposta automática com respostas a perguntas frequentes que você recebe. Sempre que possível, sempre responda a e-mails com declarações, em vez de perguntas, para evitar muita demora.

Gerenciando Reuniões

Não agende mais tempo do que o necessário. A maioria das reuniões está programada para uma hora completa, quando devem ser de 20 minutos, 30 minutos ou 45 minutos no máximo .
Não agende "reuniões de atualização", pois uma atualização quase sempre acontece por e-mail. Se o objetivo da reunião não for tomar uma decisão ou concluir uma ação em conjunto, cancele-a (ou sugira ao seu chefe que talvez não seja necessário).
Agrupe suas reuniões consecutivas para evitar ter que alternar do modo de reunião para o modo de trabalho com muita freqüência ou lidar com um tempo difícil entre reuniões em que você acha que não consegue fazer nada. Melhor ainda, agende um dia sem reuniões para ter pelo menos um dia em que você possa realmente mergulhar em um trabalho focado.
Se você estiver se encontrando com alguém fora do escritório, pense se realmente precisa se encontrar pessoalmente. Seu objetivo poderia ser alcançado com um telefonema ou videoconferência?
Seja incrivelmente proativo em manter as reuniões no caminho certo. Envie a todos uma agenda para cada reunião, e, se a conversa sair do assunto, não tenha medo de controlá-la. Um simples: "Vamos marcar uma hora para discutir isso mais tarde se for útil, já que temos apenas 10 minutos restantes". " funciona perfeitamente.
Tem uma reunião telefônica cara-a-cara? Objetivo secreto para mantê-lo com menos de 19 minutos. Isso ajudará você a manter um bate-papo amigável no mínimo e chegar diretamente ao ponto. E se a conversa continuar e continuar, dê uma boa desculpa para você ter que desligar (como uma parada difícil ou um telefone moribundo).

Mastering Time Management

Construa sua agenda com base em seus melhores tempos para fazer as coisas. Sabe que você está no ponto de manhã? Defina este tempo de lado para o trabalho concentrado e tente mantê-lo livre de reuniões ou distrações. Sempre acertar uma calmaria por volta das 3 da tarde? Planeje uma hora aqui todos os dias para tarefas insensatas.
“Não subestime o poder de pequenos pedaços de tempo para fazer as coisas. Em vez de perder os 15 minutos entre as reuniões, crie uma lista de pequenas tarefas que você pode eliminar em 15, 10 ou até cinco minutos: responda a e-mails, fale com um contato, faça alguma leitura do setor. ” Fast Company
Não tem certeza de onde todo o seu valioso tempo está indo? Use um rastreador como o Rescue Time ou o Toggl para acompanhar o que você está fazendo durante o dia. No decorrer de uma semana ou duas, você começará a ter uma ideia do que os culpados sugadores do tempo são - e será capaz de planejar seu ataque de como você vai se livrar deles.
Você não deve trabalhar durante todo o final de semana, mas tente encontrar algumas horas para limpar sua caixa de entrada, eliminar tarefas menores e insensatas e obter uma vantagem inicial em qualquer projeto iminente. Fazer isso enquanto assiste a um filme nas noites de domingo pode ser uma ótima maneira de fazê-lo sem sentir que você está fazendo muito trabalho.
Use prazos e prazos para sua vantagem. Mesmo que você não tenha tecnicamente um prazo final em uma tarefa, defina um para você mesmo. Saber que você só tem duas horas para fazer alguma coisa ajudará a garantir que você não perca uma hora dela na Internet.
Parece contraintuitivo, mas certifique-se de programar muitos intervalos durante o dia. Nós somos mais produtivos quando temos pedaços de trabalho focado seguidos de pequenos intervalos. Tente usar um temporizador online para se lembrar de levantar-se da sua mesa, pegar um lanche ou um pouco de água, ou conversar com um colega de trabalho por alguns minutos antes de voltar para o rebolo.
Orçamento tempo limitado para suas distrações favoritas. Saber que você passará 10 minutos no Instagram depois de trabalhar por algumas horas pode ajudá-lo a evitar perder tempo com isso agora. Além disso, usar isso como recompensa por passar pelo trabalho duro pode ajudá-lo a se manter motivado.
“Se você está tendo problemas para começar um projeto, comece a correr um pouco. Em outras palavras, defina um determinado período de tempo ou uma certa quantidade de trabalho no projeto que você deve fazer antes de passar para qualquer outra coisa. ” 43 Pastas
“Sempre tenha tarefas de backup. Há momentos em que a vida tentará atrapalhar sua produtividade: uma pessoa com quem você precisa conversar não está disponível, a Internet está inativa, ou você simplesmente não consegue se concentrar na tarefa em questão. Sempre tenha outras opções para que você possa fazer algo mesmo quando não puder terminar sua tarefa principal. ” Ninja de Gerenciamento de Tempo
Lidando com Distrações
“Eu desligo meu computador e deixo meu telefone em lugares estranhos que me impedem de encontrá-lo imediatamente. Isso garante que eu esteja desconectado e totalmente presente. E a verdade é que eu sei que meu cérebro precisa de uma pausa, caso contrário meu negócio vai sofrer. ” Christie Mims, @revolutionsclub
Precisa de uma solução rápida para evitar que seus colegas de trabalho distraiam você? Pop em seus fones de ouvido. Não é à prova de idiotas, mas é muito menos provável que as pessoas se aproximem de você com uma pergunta ou fofoca não urgente se você parecer conectado e na tarefa.
Quando você se depara com artigos interessantes, não deixe que lê-los agora atrapalhem sua produtividade. Em vez disso, use um serviço como o Pocket ou o Instapaper para salvá-los para ler mais tarde, quando você tiver mais tempo (como, talvez, no seu trajeto).
Designe horários sem internet toda semana. Embora muito do nosso trabalho dependa da internet, ainda há coisas que precisamos fazer sem ele - e essas são, com frequência, as tarefas mais focadas que evitamos. Desligue seu Wi-Fi por algumas horas toda semana para mergulhar nessas tarefas.
Seja agressivo sobre como você usa as mídias sociais no trabalho. Idealmente, você não deveria usá-lo. Se for necessário, limite-o ao seu "tempo de distração" designado e desabilite o login automático para que você tenha uma barreira toda vez que aparecer no Facebook. Precisa ser agressivo? Tente um aplicativo como o SelfControl para bloquear seu acesso durante o dia de trabalho.
Pare de tentar multitarefa! Nós realmente não somos feitos para isso e, embora pareça que você está fazendo mais, tudo acabará demorando mais. Se isso é difícil para você, passe uma ou duas semanas agressivamente em mono tarefas.
“Assim como multitarefa, a desordem sobrecarrega seus sentidos e torna mais difícil para você fazer as coisas. Portanto, se você estiver com problemas para focar, olhe a mesa (e a área de trabalho do seu computador) para ver se algum deles precisa de um pouco de cuidado . ” Ooomf
Sinta-se à vontade para se isolar dos colegas quando precisar de tempo concentrado. Se você usa um sistema de bate-papo interno, coloque a mensagem "Não perturbe", informando que você está trabalhando em algo e quando estará disponível novamente. E se você tem um escritório real com uma porta? Feche com uma nota legal na frente explicando a mesma coisa.
Para obter o máximo de foco, certifique-se de que nenhum dos seus dispositivos esteja definido para fazer ping quando novas mensagens chegarem. Até mesmo algo tão pequeno quanto um zumbido no seu telefone pode ser suficiente para destruir um fluxo produtivo.