Você está sobrecarregado pelas grandes quantidades de dados que precisam ser rastreados em sua organização? Talvez você esteja usando um sistema de arquivamento em papel, documentos de texto ou uma planilha eletrônica para acompanhar suas informações críticas. Se você está procurando por um sistema de gerenciamento de dados mais flexível, um banco de dados pode ser apenas a salvação que você está procurando e o Microsoft Access 2013 oferece uma excelente opção.
O que é um banco de dados?
No nível mais básico, um banco de dados é simplesmente uma coleção organizada de dados. Um sistema de gerenciamento de banco de dados (DBMS), como o Microsoft Access, o Oracle ou o SQL Server, fornece as ferramentas de software necessárias para organizar esses dados de maneira flexível. Inclui recursos para adicionar, modificar ou excluir dados do banco de dados, fazer perguntas (ou consultas) sobre os dados armazenados no banco de dados e produzir relatórios resumindo os conteúdos selecionados.
Microsoft Access 2013
O Microsoft Access 2013 oferece aos usuários uma das soluções de DBMS mais simples e mais flexíveis do mercado atualmente. Os usuários regulares dos produtos da Microsoft aproveitarão a aparência familiar do Windows, bem como a estreita integração com outros produtos da família Microsoft Office. Para mais informações sobre a interface do Access 2013, leia nossa excursão da interface do usuário do Access 2013.
Vamos primeiro examinar três dos principais componentes do Access que a maioria dos usuários do banco de dados encontrará: tabelas, consultas e formulários. Se você ainda não tem um banco de dados do Access, leia sobre Como criar um banco de dados do Access 2013 a partir do zero ou Como criar um banco de dados do Access 2013 a partir de um modelo.
Tabelas do Microsoft Access
Tabelas compreendem os blocos de construção fundamentais de qualquer banco de dados. Se você estiver familiarizado com planilhas, você encontrará tabelas de banco de dados extremamente semelhantes.
Uma tabela de banco de dados comum pode conter informações sobre funcionários, incluindo características como nome, data de nascimento e título. Pode ser estruturado da seguinte forma:
- ID do Empregado
- Último nome
- Primeiro nome
- Título
- Saudação
- Data de nascimento
Examine a construção da tabela e você verá que cada coluna da tabela corresponde a uma característica de funcionário específica (ou atributo em termos de banco de dados). Cada linha corresponde a um funcionário em particular e contém suas informações. Isso é tudo que existe para isso. Se isso ajudar, pense em cada uma dessas tabelas como uma listagem de informações no estilo planilha. Para obter mais informações, leia Adicionando tabelas a um banco de dados do Access 2013
Recuperando informações de um banco de dados do Access
Obviamente, um banco de dados que armazene informações seria inútil - também precisamos de métodos para recuperar informações. Se você simplesmente deseja recuperar as informações armazenadas em uma tabela, o Microsoft Access permite abrir a tabela e percorrer os registros contidos nela. No entanto, o poder real de um banco de dados reside em seus recursos para responder a solicitações ou consultas mais complexas. As consultas de acesso fornecem a capacidade de combinar dados de várias tabelas e colocar condições específicas nos dados recuperados.
Imagine que sua organização exija um método simples para criar uma lista dos produtos que estão sendo vendidos atualmente acima do preço médio. Se você simplesmente recuperou a tabela de informações do produto, o preenchimento dessa tarefa exigiria uma grande quantidade de classificação de dados e de cálculos manuais. No entanto, o poder de uma consulta permite que você simplesmente solicite que o Access retorne apenas os registros que atendem à condição de preço médio acima. Além disso, você pode instruir o banco de dados a listar apenas o nome e o preço unitário do item.
Para obter mais informações sobre o poder das consultas de banco de dados no Access, leia Criando uma consulta simples no Microsoft Access 2013.
Inserindo informações em um banco de dados do Access
Até agora, você aprendeu os conceitos por trás da organização das informações em um banco de dados e a recuperação de informações de um banco de dados. Ainda precisamos de mecanismos para colocar informações nas tabelas em primeiro lugar. O Microsoft Access fornece dois mecanismos principais para atingir esse objetivo. O primeiro método é simplesmente abrir a tabela em uma janela clicando duas vezes sobre ela e adicionando informações na parte inferior da mesma, assim como se adicionaria informações a uma planilha.
O Access também fornece uma interface de formulários fácil de usar que permite aos usuários inserir informações em um formato gráfico e ter essas informações transparentemente passadas para o banco de dados. Esse método é menos intimidador para o operador de entrada de dados, mas requer um pouco mais de trabalho por parte do administrador do banco de dados. Para obter mais informações, leia Criando formulários no Access 2013.
Relatórios do Microsoft Access
Os relatórios fornecem a capacidade de produzir rapidamente resumos formatados de forma atraente dos dados contidos em uma ou mais tabelas e / ou consultas. Através do uso de truques e modelos de atalhos, os usuários do banco de dados podem criar relatórios em literalmente uma questão de minutos.
Suponha que você queira produzir um catálogo para compartilhar informações do produto com clientes atuais e futuros. Nas seções anteriores, aprendemos que esse tipo de informação poderia ser recuperada de nosso banco de dados por meio do uso criterioso de consultas. No entanto, lembre-se de que essas informações foram apresentadas em forma de tabela - não exatamente o material de marketing mais atraente. Os relatórios permitem a inclusão de gráficos, formatação atraente e paginação. Para mais informações, consulte Criação de relatórios no Access 2013.
