Preparando as coisas: GTD em poucas palavras

O GTD, ou Getting Things Done, é um sistema de produtividade pessoal para ajudá-lo a organizar e gerenciar seus compromissos e responsabilidades. Foi desenvolvido pelo guru da produtividade David Allen e popularizado em seu livro Obtendo as coisas feitas . O objetivo de usar um sistema como este é conseguir e manter um controle calmo e focado de tudo em sua vida (tanto pessoal quanto pessoal) - útil tanto para funcionários no local quanto para pessoas que gerenciam ou dirigem regularmente seu próprio tempo e tarefas (teletrabalhadores, profissionais móveis e empresários).

Noções básicas sobre GTD

Se você estiver interessado em produtividade pessoal ou sistemas de fluxo de trabalho, leia David Allen's Obtendo as coisas feitas "A arte da produtividade livre de estresse". Independentemente de todas as suas recomendações lhe agradarem, o livro oferece muitos conselhos úteis para gerenciar seu tempo e suas responsabilidades.

Para uma rápida visão geral do sistema GTD, aqui estão alguns dos princípios essenciais deste modelo de produtividade:

Capture tudo o que você precisa fazer, está pensando, precisa atender, ou seja, "coisas" - em um local confiável (uma caixa de entrada física e / ou digital). Este primeiro exercício é apenas despejar toda a informação flutuando em sua cabeça ou em várias partes de sua casa em sua caixa de entrada - sem que você precise analisá-la ou organizá-la primeiro. Isso ajudará a limpar sua mente e fornecerá a você um lugar confiável para encontrar as informações que você precisará em algum momento. Para muitas pessoas, apenas este passo sozinho pode ser libertador
Regularmente (por exemplo, semanalmente), acesse sua caixa de entrada para classificar as informações e as tarefas em três seções principais:
- Calendário: ações sensíveis ao tempo e coisas que precisam ser tratadas em um determinado momento. Eu uso o Google Agenda para isso porque me permite ver compromissos e receber lembretes em trânsito; Ele também sincroniza bem com o Outlook.
- Listas de Ação: listas das ações físicas e visíveis necessárias para ir para a próxima etapa ao concluir um projeto ou atender a um compromisso (por exemplo, "Chamadas" ou "Pesquisa do Google"). Se algum dos seus compromissos exigir mais de um passo, adicione-os ao Listas de "projetos". Eu uso a lista de tarefas on-line Toodledo porque ela tem um aplicativo Android grátis, mas outras também gostam do Remember the Milk. Ou você pode usar listas de papel ou cartões de índice. Lembre-se, o objetivo é encontrar o que funciona melhor para você.
- Agendas: Essas listas capturam itens que envolvem outras pessoas ou podem precisar ser discutidos em reuniões. Outras listas especiais capturam itens "Aguardando" e "Talvez / Algum dia".
Semanalmente ou diariamente, consulte o calendário e as listas das próximas ações assim você pode mover seus compromissos para conclusão.
- Tickler File: Uma ferramenta útil que David Allen recomenda é um conjunto de 43 pastas (12 mensais e 31 diárias) para rastrear itens sensíveis ao tempo que precisam ser executados. Você verifica os arquivos de tickler diariamente (eu uso um organizador de pagamento de fatura de 31 dias como meu arquivo de tickler porque geralmente não tenho itens para atender a um mês que não podem ser colocados no meu Google Agenda. Você pode ver o arquivo organizador de notas de madeira ao lado do meu monitor externo na foto do meu escritório em casa).
Consistentemente atualize e revise seus compromissos (em sua caixa de entrada e listas) para que você possa se sentir confiante em como você gerencia e gasta seu tempo.

O que mais gosto no sistema GTD é que ele é adaptável e flexível, ao mesmo tempo em que oferece alguns princípios poderosos de organização. É muito simples de usar e ajuda a consolidar as tarefas que tenho que fazer para vários compromissos pessoais / de trabalho. E o GTD é muito amigável com o nerd, na medida em que você pode se dedicar à classificação de itens, desenvolvendo hacks e ferramentas personalizadas de produtividade pessoal, e assim por diante. No final, porém, o que mais importa é ganhar a paz de espírito e a produtividade.